Isabella Hellman, HR Partner på Skandia, om vikten av att ställa krav på lämplighet i varje rekrytering – oavsett anställningsform.

Skandia är en av finansmarknadens största aktörer. Inom koncernen finns pensionsbolaget, som förvaltar 650 miljarder åt två miljoner kunder. I koncernen finns även en bank, som erbjuder bolån och sparande.

Koncernen vurmar för trygghet, långsiktighet och förebyggande. Det är på det temat vi träffar HR-partnern Isabella Hellman. Att hon hamnade på just Skandia var en slump.

– När jag väl kom innanför dörrarna fick jag ett väldigt bra intryck. Jag trivdes så pass bra att jag har stannat i över sex år. Det är ett bra betyg! Bolagets storlek har möjliggjort att jag har kunnat jobba med flera olika delar av HR-spektrat, inleder Isabella.

När Isabella rekryterades fick hon genomgå en bakgrundskontroll. Hon reflekterade inte nämnvärt över det då, utan beskriver det som en naturlig del av processen. Idag har hon processansvar för koncernens anställningsprocess där bakgrundskontroller är en viktig del. Processansvaret innebär att säkerställa processens effektivitet och tillförlitlighet. Innan ett anställningsavtal skickas ut måste en bakgrundskontroll vara genomförd och godkänd.

– Jag har aldrig mött något motstånd, varken från chefernas håll eller kandidaternas. De ser värdet och förstår varför granskningen måste göras. Dessutom är processen så inarbetad i våra rekryteringar att många av våra chefer själva har genomgått en bakgrundskontroll i samband med anställningen på Skandia.

En intern kommitté

I de flesta fall dyker ingenting upp vid en granskning, men i vissa fall finner Skandias leverantör, ToFindOut, avvikelser i kandidatens bakgrund. Det kan röra sig om personalia, juridiska spörsmål eller ekonomiska avvikelser.

– Det är lätt att genomföra bakgrundskontroller på alla som anställs, desto svårare är det att hantera det som eventuellt dyker upp. Vi vill inte att den enskilde chefen ska hamna i en situation där hon eller han behöver stå ensam med ett svårt beslut. Därför har vi en intern kommitté som värderar de avvikelser som framkommer.

Kommitténs medlemmar består av HR-chef, riskchef, chefsjurist och chef över enheten mot finansiell brottslighet och bedrägerier. Respektive profession bidrar med sitt perspektiv.

– Det handlar om att säkerställa att vi hanterar avvikelser på samma sätt inom hela koncernen, förklarar Isabella. Alla beslut grundas i våra policys för etik och lämplighetsbedömningar. Det handlar också om att stötta chefen i bedömningen och säkerställa att den inte ser mellan fingrarna, något som är lättare i slutet av en rekryteringsprocess om man fattat tycke för kandidaten och man vill tillsätta en vakans snabbt.

Bank och försäkring är en av de mest klassiska förtroendebranscherna. Därför är säkerhetsnivån prioriterad, även inom rekryteringsprocessen.

– Vi hanterar våra kunders pengar och har information om deras hälsa. Att behandla det förtroendet på rätt sätt är av största vikt. Genom att genomföra bakgrundskontroller på alla som jobbar hos oss minimerar vi risken för bedrägerier och andra oegentligheter. Utifrån det bolag vi är hjälper det oss att säkerställa en hög säkerhetsnivå. Det är viktigt att understryka att det aldrig går att nå 100% inom säkerhetsfrågor. En bakgrundskontroll säger något om en historik och inte en framtid.

Rannsaka säkerhetsrutinen

Idag anlitar många företag konsulter, så även Skandia. För många år sedan togs det interna beslutet att även granska samtliga konsulter. Isabella berättar att det idag är en självklarhet för dem.

– Många konsulter har samma behörigheter och utför samma arbetsuppgifter som anställda, ofta leder dessutom ett konsultuppdrag till en anställning. Då har vi redan förekommit med en bakgrundskontroll och minskat risken för att tråkigheter dyker upp längre fram.

Isabellas råd till dig som ännu inte infört arbetet med bakgrundskontroller vid varje rekrytering, konsulter inkluderat, är att rannsaka säkerhetsrutinen.

– Ställ er frågan om det går att säkerställa att en konsult utför andra uppgifter än en anställd och om ni utifrån det kan ställa andra krav på lämplighet för konsulter? Vi har svarat nej på den frågan. Nyttjar ni redan bakgrundskontroller i någon skala borde det inte vara ett stort steg att införa det även för konsulter, fastställer Isabella.

Många av Skandias kandidater känner igen bakgrundskontrollprocessen sedan tidigare. Ofta handlar det om att de kommer från ett liknande bolag, som verkar under samma sorts regelverk och krav, menar Isabella.

– Vad jag vet har ingen kandidat backat ur en rekryteringsprocess på grund av att en bakgrundskontroll genomförs, åtminstone inte uttalat. Det brukar inte vara några större reaktioner, men vi tycker att kandidaten ska informeras om att en bakgrundskontroll görs så tidigt som möjligt – helst vid första intervjun. Då ges kandidaten tillfälle att förekomma och berätta om något kommer att dyka upp och vad avvikelsen sedan beror på. Då slipper vi överraskas. Från kandidatens perspektiv tror jag att den transparens som karaktäriserar ToFindOut’s process är bra. Det är tydligt vad som kommer kontrolleras och vad min framtida arbetsgivare får veta, avslutar Isabella.