FAQ

Frågebanken fylls ständigt på.
Har du en fråga som du inte besvaras här är du varmt välkommen att fråga oss direkt!

För mer information om hur en bakgrundskontroll går till, se Om bakgrundskontroller.

Allmänna frågor

Vilken information tas med i en bakgrundskontroll?

När ToFindOut genomför en bakgrundskontroll använder vi information som är känd och offentlig. En bakgrundskontroll innehåller minst: verifiering av identitet, kontroll av ekonomi och rättsliga ärenden, vilket också är den standard som branschföreningen har gemensamt. Utöver det kan vi även verifiera uppgifter som du som kandidat har skrivit i ditt CV eller angivit under intervjuprocessen.

Som kandidat ska du känna dig helt trygg med att du alltid kommer att ha full insyn i exakt vilken information vi kommer att söka fram om dig. Innan bakgrundskontrollen påbörjas får du ta del av vilken information som aktuell bakgrundskontroll eftersöker och från vilka källor vi inhämtar dessa.

Hur lång tid tar det innan bakgrundskontrollen är genomförd?

En standardkontroll inom ramen för en svensk process tar 2–3 arbetsdagar att genomföra, från det att kandidaten har godkänt att hon eller han har tagit del av informationen. Kontrollen kan ske snabbare än så – om du som kund har bråttom kan du få hjälp via en så kallad rush order. Kontakta oss i så fall via telefon.

Anledningen till att kontrollen vanligen tar ett par dagar är för att information samlas in från många olika källor. Ofta går det dock snabbt att inhämta informationen och rapporten blir klar snabbare än angiven tid, men beroende på vad som återfinns i kontrollen kan det dröja någon dag extra. Vi är även noggranna med att verifiera de uppgifter som vi får fram, vilket också styr leveranstiden.

En utländsk bakgrundskontrollsprocess tar allt ifrån 5 till 30 dagar.

Vad innebär “offentliga uppgifter”?

ToFindOut använder bara källor som är öppna för allmänheten, så kallade offentliga uppgifter. För att säkerställa att informationen gäller rätt person används alltid personnummer – aldrig namn – när informationen efterfrågas.

Vi samlar inte in, eller lämnar ut, information gällande etniskt ursprung, sexuell läggning, politiska åsikter, genetiska eller biometriska uppgifter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackföreningar.

Är bakgrundskontroller okej enligt GDPR?

Bakgrundskontroller som en del av rekryteringsprocessen går under den rättsliga grund som kallas intresseavvägning. Detta innebär att du som arbetsgivare måste ha ett berättigat intresse av att behandla de berörda personuppgifterna. Att genomföra en bakgrundskontroll inför en rekrytering är ett exempel på ett berättigat intresse. Läs gärna mer hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Du som kandidat eller individ får alltid en kopia på rapporten och du har möjlighet att begära rättning ifall någon uppgift inte stämmer (läs mer under “Kan jag rätta information som är fel i rapporten?”).

All information raderas i ToFindOuts system efter 14 dagar. Vår rekommendation till arbetsgivare är att inte spara i rapporten.

Hur gamla kan uppgifterna i bakgrundskontrollen vara?

Hur gamla uppgifter som tas med i en bakgrundskontroll beror på dess karaktär, det vill säga vilken sorts information det handlar om. ToFindOut får som regel bara ut information som myndigheterna lagrar elektroniskt, vilket innebär att informationen är cirka 2–8 år gammal, som äldst. En annan aspekt är att även om det finns uppgifter längre bak i tiden som skulle kunna hittas, så beaktar både vi och arbetsgivaren hur relevant det är att gå för långt bak i tiden.

Får kandidaten ta del av resultatet?

Kandidaten (individen vars personuppgifter vi samlar in) får alltid ta del av rapporten, som blir tillgänglig via hennes eller hans personliga konto. Kandidaten kan då begära rättelse om det finns något i rapporten som inte stämmer.

14 dagar efter leverans till beställaren raderar ToFindOut samtliga uppgifter.

Hur går det till att göra en kontroll av styrelse och styrelsemedlemmar?

När en granskning av styrelseledamöter sker kallas det för ledningsprövning. ToFindOut granskar styrelser genom en objektiv granskning med mål att säkerställa att personerna i fråga har uppgivit korrekta uppgifter. Ledningsprövningen sker genom insamling av uppgifter från myndigheter och instanser som är öppna för allmänheten. Vi undersöker också om individen förekommer i trångmål, som domstolsärenden och processer.

Vad är en due diligence?

En due diligence kallas ibland för företagsbesiktning på svenska och innebär att ett företag granskas inför exempelvis ett förvärv eller en fusion. En due diligence kan även genomföras för att minska risk för exempelvis korruptionsöverträdelser.

På ToFindOut kallar vi den här sortens granskningar för utredningstjänster. Vi arbetar både lokalt och internationellt med att utföra kvalificerade kontroller på våra kunders kunder, leverantörer, motparter och investerare. Läs mer om dem här.

För arbetsgivare

Måste man göra bakgrundskontroller som arbetsgivare?

Beroende på vilka regelkrav, bransch och standarder som ert bolag behöver efterleva sätter dessa krav på att någon sorts kontroll vid anställning och ibland också under pågående anställning. Nästan alla standarder sätter som krav att man ska göra allt i sin makt för att undvika s.k negligent hirings, d.v.s rekryteringsprocessen får inte vara försumlig i sitt utförande.

Finns det roller som är extra viktiga att kontrollera?

Det finns roller som, enligt historiken, står för högre risk än andra. Dessa är exempelvis säljare och kundansvariga, olika befattningar inom tech, ekonomiavdelningens medarbetare, kundtjänstpersonal samt chefsroller på olika nivåer.

Dock är det viktigt att understryka att det aldrig i förhand går att veta vem som kommer att ha avvikelser i bakgrundskontrollen. Av den anledningen är det många företag som inför policys för bakgrundskontroller. De granskar samtliga medarbetare, både under rekryteringsprocessen men även på löpande basis.

Ska bakgrundskontrollen genomföras före kandidaten får ett erbjudande eller efter?

De allra flesta arbetsgivare som genomför bakgrundskontroller som en del av rekryteringsprocessen väljer att kontrollera slutkandidaterna. Att granska slutkandidaterna innebär att du som rekryterare eller rekryterande chef får ett beslutsunderlag att addera till dina andra underlag inför det slutgiltiga valet.

Idag är det vanligt att företag och organisationer har en policy för bakgrundskontroller och i denna anges exempelvis huruvida samtliga slutkandidater ska genomgå en bakgrundskontroll. Behöver ni hjälp med att ta fram en policy? Kontakta oss gärna på info@tofindout.se eller 08-611 10 20.

Måste kandidaten godkänna en bakgrundskontroll innan den påbörjas?

Det korta svaret är nej. Som arbetsgivare har ni rättslig grund, så kallad intresseavvägning, att – inom ramen för GDPR – genomföra en bakgrundskontroll under rekryteringsprocessen. Läs mer under “Är bakgrundskontroller okej enligt GDPR?”.

ToFindOut samlar dock alltid in ett godkännande från kandidaten innan bakgrundskontrollen påbörjas. Godkännandet handlar om att kandidaten bekräftar att hon eller han har läst och förstått vad processen innebär, samt ger sitt godkännande till bakgrundskontrollen. Kandidaten kan välja att återkalla godkännandet under processen.

Om kandidaten inte godkänner bakgrundskontrollen rekommenderar vi att ni tar ett samtal med kandidaten, och tar ställning till vad det innebär för er.

Hur länge ska jag spara rapporter från bakgrundskontroller?

Vi rekommenderar att ni sparar så lite information som möjligt – helst endast datumet då bakgrundskontrollen genomförts och vem beställaren av bakgrundskontrollen varit.

Efter att ToFindOut levererat rapporten till er finns informationen endast kvar hos oss i 14 dagar. Därefter raderar vi samtlig information, inklusive information om att en bakgrundskontroll genomförts på kandidaten. Vi kan alltså aldrig gå tillbaka för att se om en tidigare granskning gjorts eller vad den visat.

Kan vi inte bara begära utdrag ur belastningsregistret istället?

Ett utdrag från belastningsregistret och en bakgrundskontroll är inte samma sak. Belastningsregistret är Polisens egna register över brottsdomar. Ingen annan än personen som informationen berör kan efterfråga informationen och syftet med ett registerutdrag är att individen själv ska ha möjlighet att få ut de uppgifter som eventuellt förekommer om hen i belastningsregistret.

Lagstiftarens mening är inte att utdraget ska användas som ett intyg i rekryteringsprocesser. Därför har regeringen sedan år 2014 inkommit med flera lagförslag för att stoppa arbetsgivare från att begära ut registerutdrag av denna anledning.

En bakgrundskontroll granskar inte bara kandidatens juridiska spörsmål, såsom individens rättshistorik, utan även en rad andra aspekter – såsom personalia och ekonomi. Därtill kan referenser, examen och tidigare anställningar granskas.

När det gäller registerutdrag från belastningsregistret är det även relevant att understryka att det enbart visar behandlade domar. I en bakgrundskontroll granskas även pågående rättsfall och kandidatens eventuella förekommande i dessa. ToFindOuts ställning är att helhetsbilden är relevant för dig som arbetsgivare, framför den ögonblicksbild ett registerutdrag ger.

Varför behöver jag en leverantör för bakgrundskontroller, när jag enkelt själv kan kolla upp kandidaten på Google och i sociala medier?

Att låta tredje part genomföra bakgrundskontrollen ger dig en objektiv kontroll som genomförs av ett bolag helt utan relation till kandidaten. Du kan vara säker på att bakgrundskontrollen följer samtliga lagar, så som diskrimineringslagen och GDPR.

Så kallad cybervetting, att granska kandidaten via sociala medier och Google, är problematiskt ur ett etiskt perspektiv – men även ställt till diskrimineringslagen. Innan du googlar en kandidat bör du ta i beaktande att det är lätt att, undermedvetet, addera egna åsikter kopplade till informationen du finner. Därtill finns en rättviseaspekt att ta hänsyn till – alla går inte att hitta via Google och vissa har låsta profiler i sociala medier. Jämfört med en kandidat som har lättillgänglig och öppen information att tillgå kan det vara svårt att jämföra intrycket du får.

Därtill är tidsaspekten en viktig faktor när det kommer till att använda en leverantör istället för att genomföra kontrollen internt. En researcher som utför bakgrundskontroller “på löpande band”, med rätt systemstöd, är sannolikt snabbare än interna medarbetare som har andra arbetsuppgifter att hinna med.

För kandidater

Varför har ni gjort en kreditupplysning på mig?

Om du har fått ett brev hem om att ToFindOut har genomfört en kreditupplysning på dig är du sannolikt med i en rekryteringsprocess hos en ny, potentiell arbetsgivare. Du ska ha fått information om att alla kandidater i processen kommer att genomgå en bakgrundskontroll.

Bakgrundskontrollen innebär bland annat att vi granskar offentliga uppgifter om din ekonomi, så kallade ekonomiska kontrolluppgifter. Dessa granskar vi exempelvis genom kreditupplysningsbolag.

Vi skickar dig en så kallad omfrågekopia för att upplysa dig om att vi har genomfört en ekonomisk kontroll på dig via kreditupplysningsbolagets databas, vilket vi är förpliktigade att göra enligt lag.

Påverkas min framtida anställning av vad som framkommer i bakgrundskontrollen?

Alla arbetsgivare har olika regler och inställning till eventuella avvikelser som framkommer i bakgrundskontroller. I vissa branscher och roller har arbetsgivaren lagar och direktiv att förhålla sig till. I andra fall har arbetsgivaren policybeslut kring vilka sorters avvikelser som inte godtas.

ToFindOut är en oberoende part som aldrig tar ställning, värderar eller rådger arbetsgivare gällande enskilda fall. Därför bör du som kandidat ställa frågan direkt till din framtida arbetsgivare. Läs även gärna “Vad händer om ni hittar något i bakgrundskontrollen?” nedan.

Kan jag tacka nej till en bakgrundskontroll?

Innan bakgrundskontrollen påbörjas måste du bekräfta att du har läst och förstått vad processen innebär. I detta steg ger du även ditt godkännande till att bakgrundskontrollen genomförs. Du kan när som helst återkalla ditt godkännande och få en egen kopia av rapporten.

Däremot har arbetsgivaren alltid laglig rätt att utföra bakgrundskontrollen även utan ditt godkännande, i enlighet med GDPR (se “Är bakgrundskontroller okej enligt GDPR?”). I de fall som arbetsgivarens intresse av att behandla personuppgifter väger tyngre än ditt intresse av att skydda dina personuppgifter har arbetsgivaren har en juridisk rättighet att genomföra bakgrundskontrollen även utan ditt godkännande. Det är dock inte ett tillvägagångssätt ToFindOut rekommenderar. Vi är helt säkra på att du och din framtida arbetsgivares nya relation mår bäst av att, från start, definieras av tydlighet och transparens.

Om du, av olika skäl, inte vill att bakgrundskontrollen genomförs uppmanar vi dig till att ta kontakt med personen som ansvarar för rekryteringsprocessen. Det är dock viktigt att veta att många arbetsgivare idag, med anledning av sin säkerhetspolicy, inte anställer medarbetare som inte har genomgått en bakgrundskontroll.

Hur kan jag förbereda mig på bakgrundskontrollen?

Efter att du har lämnat ditt godkännande behöver du inte göra något alls, så till vida du inte exempelvis nyligen flyttat och ännu inte adressändrat. ToFindOut inhämtar allmän information om dig som finns registrerad hos olika myndigheter och utbildningsinstitut – ingen prestation krävs från din sida. Vet du med dig att något kommer att framkomma i den slutgiltiga rapporten kan det vara bra att flagga för det till ansvarig rekryterare. Vår långa erfarenhet säger oss att en arbetsgivare ofta vill veta innan. Det gynnar dig, oavsett vad, att förekomma informationen.

Googlar ni mig?

I de allra flesta bakgrundskontroller ingår inte en så kallad mediasökning. Dessa genomförs endast i de mer omfattande bakgrundskontroller som oftast används vid rekrytering av roller på vd- och styrelseledamotsnivå.

Om en mediasökning ingår i bakgrundskontrollen som ska genomföras på dig kommer det uttryckligen att framgå i den information som du får ta del av innan du lämnar ditt godkännande.

Vi vill poängtera att ToFindOut överlag avråder alla arbetsgivare från att använda Google och sökningar i sociala medier som en del av rekryteringsprocessen (utanför bakgrundskontrollen). Vår åsikt är att information hämtad från sociala medier eller Google inte alltid går att validera. Dessutom är din integritet mycket viktig.

Vad händer om ni hittar något i bakgrundskontrollen?

All information som samlas in av ToFindOut är offentlig. Det innebär att vi enbart söker efter information som är öppen för allmänheten. Om inga avvikelser hittas i din bakgrundskontroll rapporteras det, likväl som att eventuella avvikelser presenteras i rapporten till arbetsgivaren. ToFindOut lägger aldrig någon värdering i informationen; den anges sakligt och faktabaserat. Beslutet kring huruvida rapportens resultat påverkar din framtida anställning fattas av arbetsgivaren.

Alla arbetsgivare har olika regler och inställning till avvikelser av olika slag. Det innebär att det inte finns några allmängiltiga regler kring hur din bakgrund kan komma att påverka en framtida anställning, med några få undantag. Vissa branscher och roller står under lagkrav och direktiv som innebär att du som kandidat inte får ha vissa sorters avvikelser.

Om du redan nu vet att något kommer att framkomma i bakgrundskontrollen uppmanar vi dig att ta dialogen direkt med din framtida arbetsgivare. En öppen, rak dialog är en bra start på er relation.

Får jag veta direkt om ni hittar något?

Vi lämnar ut all information så fort hela bakgrundskontrollen är genomförd. All information sammanställs i sin helhet i en rapport och du blir informerad så snart rapporten finns tillgänglig för dig via din inloggningssida.

Vad ska jag göra om jag vet att ni kommer att hitta något?

Om du vet att något kommer att dyka upp i bakgrundskontrollen – oavsett om det handlar om betalningsanmärkningar, felaktiga uppgifter, tidigare brott eller något annat – rekommenderar vi att du själv berättar det för din framtida arbetsgivare.

Genom att “lägga korten på bordet” visar du att du inte har något att dölja, och att du främjar en rak och ärlig dialog om frågan. Du får möjlighet att, med egna ord, förklara och berätta om det som hände och hur du ser på saken.

Känns det obekvämt att berätta? Tänk på detta: Om du förekommer bakgrundskontrollens resultat blir rapporten en bekräftelse på din ärlighet, istället för helt ny information för arbetsgivaren. ToFindOut kan aldrig lova eller påverka huruvida resultatet kommer att ha en inverkan på arbetsgivarens inställning till din framtida, potentiella anställning. Men en sak vet vi – ärlighet lönar sig i princip alltid.

Har arbetsgivaren en skyldighet att dela bakgrundskontrollens resultat med mig?

Du har rätt enligt GDPR att få ta del av den information som har samlats in om dig. Efter att rapporten har sammanställts kommer du att få en kopia på den via din inloggningssida hos ToFindOut.

ToFindOut sparar inte informationen längre än 14 dagar efter att rapporten slutförts, därefter raderas samtlig information. Vi uppmanar även alla våra uppdragsgivare att inte spara informationen.

Kommer ToFindOut att rekommendera företaget jag sökt jobb på att anställa mig, eller inte?

ToFindOut är en oberoende, neutral part som inte tar ställning i enskilda fall. Vi värderar ingen information och formulerar oss sakligt och faktabaserat i våra rapporter. ToFindOut rekommenderar eller avråder därför aldrig arbetsgivaren från att gå vidare med en kandidat, eller motsatsen.

Hur skyddar ni min integritet och mina personuppgifter?

Din integritet och skyddet av dina personuppgifter är av största vikt för oss. Vi skyddar dina uppgifter genom att följa gällande lagstiftning, vilket bland annat innebär att dina personuppgifter inte sparas längre än vad som är nödvändigt. Därför raderas alltid samtliga personuppgifter 14 dagar efter slutförd leverans av bakgrundskontrollen.

Vi behandlar aldrig det som GDPR anser som känsliga uppgifter, så som uppgifter om etniskt ursprung eller sexuell läggning.

För mer information, ta gärna del av vår personuppgiftspolicy.

Kan jag rätta information som är fel i rapporten?

Om något i rapporten inte stämmer kan du begära rättelse. Hör du av dig till oss angående något som är fel i rapporten dubbelkollar vi informationen och beror felet på en felaktig uppgift i myndighetens system måste du höra av dig till dem för en rättning.

Kontakta oss direkt på info@tofindout.se eller 08-611 10 20 så hjälper vi dig vidare.

Varför har jag fått en länk till en enkät från er?

Alla personer som har genomgått en bakgrundskontroll via ToFindOut får en inbjudan till att besvara en enkät. Enkäten innehåller frågor om hur du upplevde processen och innefattar allt från hur och när du fick information om kontrollen – till hur du ser på din nya, potientiella arbetsgivare.

Enkäten innebär alltså inte att du ska ta ställning till innehållet i (eller resultatet av) din, specifika bakgrundskontroll utan vad du tyckte om själva processen. Det är helt frivilligt att delta i enkäten och du är givetvis anonym.

Vi på ToFindOut tackar så mycket på förhand för att du är med och svarar! Din upplevelse av bakgrundskontrollen är av yttersta vikt för oss och din framtida arbetsgivare.

Vad är referentverifiering – kommer ni att kolla upp mina referenter?

I vissa bakgrundskontroller ingår så kallad referentverifiering. Det innebär att ToFindOut kontaktar arbetsgivare för de personer som du har angivit som referenser. I kontakten verifierar vi att personerna är, eller har varit, anställda på företaget eller organisationen och bekräftar att angiven befattning är korrekt. Vi kontaktar aldrig dina referenter direkt.

Om bakgrundskontrollen som ska genomföras på dig innehåller referentverifiering kommer det att framgå tydligt i informationen som du får ta del av inför att bakgrundskontrollen ska påbörjas.

Vad är CV-verifiering – kommer ni att kontakta min nuvarande arbetsgivare?

En CV-verifiering innebär att vi kontaktar dina tidigare arbetsgivare och utbildningsinstitut för att säkerställa att de uppgifter som du har lämnat i ditt CV stämmer.

När information om din/-a utbildning/-ar granskas kollar vi inte dina betyg. I somliga fall kräver dock din tjänst en så kallad säkerhetsprövning, som har att göra med att rollen kräver en viss säkerhetsklassificering. Den här sortens granskning går under säkerhetsskyddslagen och kallas för grundutredning. Den kan exempelvis innehålla verifiering av betyg, intyg, referenser och övriga uppgifter. Du som inte söker ett jobb som står under säkerhetsskyddslagen omfattas inte av detta.

CV-verifiering är inte en del av den vanligaste, mer grundläggande, formen av bakgrundskontroller. Om ditt CV ska granskas kommer det att framgå tydligt i den information du får innan bakgrundskontrollen påbörjas. Samma sak gäller säkerhetsprövning.

Vi värnar om din integritet – om vi måste verifiera din befintliga anställning gör vi det på ett sätt som inte avslöjar att du söker jobb.

Kan jag beställa en bakgrundskontroll på mig själv?

Nej, det kan du inte göra. Det blir orimligt att göra en bedömning på sig själv. Vi får ibland denna fråga av individer/kandidater som motiverar detta med att de gärna skulle vilja visa upp att de har en “grön bakgrundskontroll” redan i sin jobbansökan. ToFindOut arbetar dock bara med företag och organisationer som använder bakgrundskontroller som ett beslutsunderlag i en rekryteringsprocess, eller andra affärssammanhang, där bakgrundskontrollen är en del av deras policy- och regelefterlevnadsarbete.