Försäkringsföretag ska vid varje tidpunkt kunna säkerställa att deras medarbetare är lämpliga för jobbet. Men vad innebär egentligen “vid varje tidpunkt”? Tidspress och resursbrist gör att företag skarvar med lagkravet. Men med extern hjälp blir det lätt att vara compliant.
När Solvens 2-direktivet blev svensk lag skärptes kraven på försäkringsföretags riskhantering. Det innefattar, bland annat, att man ska ha koll på de anställda i bolaget som utför centrala funktioner för verksamheten. Helt enkelt: Det finns vissa lämplighetskrav som dessa personer måste uppfylla, och det är arbetsgivarens skyldighet att utföra bedömningen.
Finansinspektionen sätter ner foten
I juni 2019 kom Finansinspektionen med en rapport där de utvärderade försäkringsföretagens efterlevnad av kravet att löpande göra lämplighetsbedömningar. I rapporten kan man, mellan raderna, utläsa visst missnöje hos Finansinspektionen. Så i respons till resultaten satte man ner foten och uttalade sig om hur ofta lämplighetsbedömningarna ska göras.
Ett försäkringsföretag ska vid varje tidpunkt säkerställa att personer med centrala funktioner uppfyller lämplighetskraven. Dessutom ska lämplighetsbedömningen ske kontinuerligt. Med det räcker inte att man kollar av lämpligheten endast vid nyanställningar eller, exempelvis, vartannat år. Nej. Finansinspektionen menar att det ska göras varje år. Dessutom utesluter man inte att det kan uppstå situationer där en mer frekvent lämplighetsbedömning behöver göras.
En bedömning av kvalifikationer och anseende
När man gör lämplighetsbedömningen ska man utgå ifrån medarbetarens kvalifikationer och anseende. I bedömningen av nödvändiga kvalifikationer ingår bland annat granskning av personens professionella meriter, formella kvalifikationer, kunskaper och relevanta erfarenheter. När man ska bedöma lämplighet, så innefattar det en granskning av personens ärlighet och ekonomiska ställning. För att göra det ska man granska dokumentation som visar på medarbetarens anseende, uppträdande och yrkesutövande. Dit hör till exempel utdrag från belastningsregistret och kreditupplysning.
Förtroende är bra, men kontroll är bättre
Den information som behövs vid en lämplighetsbedömning kan kontrolleras och verifieras med en bakgrundskontroll. Tidspress och otillräckliga resurser innebär ofta att företag skarvar lite med kontinuitetskravet. Bland annat framkommer det i Finansinspektionens rapport att vissa endast kräver att medarbetaren intygar att inget har hänt sedan den senaste bedömningen som kan påverka hens lämplighet.
– Förtroende är bra, men kontroll är bättre, säger Lars Blom, försäljningschef på ToFindOut. Det finns hjälp att få, istället för att själva behöva begära ut uppgifter från myndigheter eller be medarbetaren att lämna in utdrag ur belastningsregistret. Ett kvalificerat researchteam bör sköta all uppgiftsinhämtning.
Lars fortsätter med att betona att informationsinhämtningen ska hållas till ett minimum. Dessutom ska man alltid vara transparent gentemot medarbetaren om hur bakgrundskontrollen går till.
– Att anlita en extern part innebär att processen blir transparent hela vägen igenom. Medarbetaren får en egen rapportkopia där hon eller han kan se exakt hos vilka instanser uppgifterna som utgör bakgrundskontrollen har inhämtats.
