– tankar och reflektioner om bakgrundskontroller på befintlig personal

Det nya lagkravet för bank- och försäkringsbranschen

I Sverige har EU-direktivet Insurance Distribution Directive – IDD – införlivats genom en ny lag om försäkringsdistribution, som ställer högre och nya krav på alla som arbetar med försäkringsdistribution. Några av dessa krav innebär det som vi brukar kalla en bakgrundskontroll.

ToFindOut har alltid en transparent process för bakgrundskontroller oavsett om det gäller en rekryteringsprocess vid nyanställning eller under en pågående anställning. En bakgrundskontroll påbörjas inte förrän vi har personens ok att den frivilligt går vidare i processen.

Det nya kravet på fördjupade bakgrundskontroller gäller vid alla nya rekryteringar som påverkas av IDD, men även den befintliga personalen behöver prövas. För många företag är bakgrundskontroller, rent generellt, outforskad mark. Den nya lagen gör att många behöver lite vägledning.

Personen säger nej till granskningen, men lagen kräver att den genomförs. Vad kan, ska och bör företaget göra?

Efter otal genomförda kundprocesser med IDD som lagkrav återkommer samma frågeställningar. Nedan har vi samlat dem i form av ett förslag till branschen. Några av våra bästa tips till dig som har personalansvar inom försäkring, helt enkelt.

Tre lärdomar av att genomföra bakgrundskontroller på befintligt anställda

1. Använd en tydlig informationsprocess

Planera hur ni ska kommunicera före, under och efter prövningen. Ju tydligare, desto bättre. Om ni är helt transparenta med varför kontrollen görs kan jag nästan garantera att ni möts av förståelse. Det är endast vid vaga beskrivningar av processen som personen kan tro att granskningen är valfri och därmed känna sig vilseledd.

2. Var tydliga mot leverantören i er beställning

Er leverantör av bakgrundskontroller kommer, i vissa fall, att hitta mer information än vad som är legitimt att granska, inom försäkringsdirektivet. Det kan handla om betalningsanmärkningar eller andra sorters avvikelser. När bakgrundskontrollen genomförs skalas allt som räknas som onödig information bort. Bestäm därför redan i förväg vilken information som är relevant för er att ta del av.

3. Bestäm i förväg hur ni ska agera på avvikelser

Ni behöver sätta en process för vilka steg som ska tas, om eller när något kommer upp vid en granskning. Olika sorters avvikelser kan kräva att ni agerar på olika sätt, men även rent arbetsrättsliga frågor behöver förberedas.

Klicka här om du vill lära dig mer om vad det nya försäkringsdirektivet innebär. Vill du läsa mer om bakgrundskontroller av befintlig personal? Klicka här.

Om du behöver hjälp med att reda ut hur er nya policy bör se ut, kontakta oss för ett rådgivningssamtal.

Birgitta Edlund, vd, ToFindOut