Bakgrundskontroll på befintlig anställd – vad gäller?

Bakgrundskontroll på befintlig anställd – vad gäller?

Bakgrundskontroll på befintlig anställd – vad gäller?

Onsdagen den 29 november samlades ett flertal av ToFindOuts kunder till vårt Client Advisory Board-forum för att tillsammans uppmärksamma det högaktuella ämnet Bakgrundskontroller på befintligt anställda. Doften av glögg, risgrynsgröt, kanel, pepparkakor, saffransbullar med mera välkomnade i gryningsmorgon våra gäster till Lundqvist & Lindqvist vackra lokaler på Klara Strand.

För att reda ut de arbetsrättsliga aspekterna och ta ett helhetsgrepp om frågan hade vi till vår hjälp Jenny Hellberg, advokat från Sveriges största byrå inom arbetsrätt, Elmzell Advokatbyrå, och Yvonne Björck, styrelseledamot i ToFindOut och Head of Structure & Organization på Coop.

Året 2017 har präglats av mediedrev. Att lägga locket på, tystnadskultur och mörkning har visat sig vara kortsiktiga åtgärder med långtgående konsekvenser som i bästa fall blivit ”bra exempel” på ”to-not-do”-listan. Med nedslag i flera konkreta arbetsrättsliga dilemman diskuterade Jenny och Yvonne de olika infallsvinklarna för arbetsgivare, arbetstagare, myndigheter, fack och arbetsrättsdomstol.

Många arbetsgivare som levererar tjänster till den offentliga sektorn har den senaste tiden överhopats av krav om bakgrundskontroller på befintligt anställda och därtill ett implicit hot om att förlora kunduppdrag eller inte kvalificera sig till nya uppdrag om man inte går med på krav om kontinuerliga bakgrundskontroller. Det finns en uppenbar risk för arbetsbrist hos arbetsgivaren om denne inte accepterar kundkraven.

"Får man göra en bakgrundskontroll?"

Om vi börjar med grundfrågan ”får man göra en bakgrundskontroll?” så är svaret ja. När det gäller befintligt anställda är svaret det inte lika entydiga; ”det är arbetsrättsligt knepigt”. Men sammantaget gäller följande:

  1. Policy- och värdegrundsarbete: vad står vi för, varför står vi för det, vad ligger till grund för de beslut vi fattar?
  2. Tydlighet och transparens: detta är A och O, kraven som ställs på en anställd är något som föredömligt bör ske redan vid anställningsstart och därefter genomsyra anställningstiden med en levande code of conduct som kontinuerligt uppdateras.
  3. Medarbetarens rättigheter och skyldigheter. Arbetsgivarens upplysningsplikt gällande ställda krav och medarbetarens lojalitetsplikt att upprätthålla dessa möts här och ansvaret ligger på båda parter - här gäller precis som ovan tydlighet och transparens, vilket utgör ett grundkriterium för hela processen.

Att ha ett tydligt syfte med varför man som arbetsgivare väljer att genomföra bakgrundskontroller på befintligt anställda är grundläggande. Är det regelkrav, det vill säga en förutsättning att få verka inom sin bransch som föreligger eller en eventuell intern revision (baserat på lag eller compliance-krav), ställer kunderna kravet eller gäller det en rekrytering internt till en befattning som omfattas av regelkrav? De här kriterierna är viktiga både när beslut ska tas att genomföra bakgrundskontrollen men också i kommunikationen med den som ska kontrolleras: att veta varför man ska genomgå en bakgrundskontroll är ett grundläggande transparenskrav.

Att också kunna hantera de uppgifter som eventuellt kommer fram i en bakgrundskontroll blir en central fråga. Och här behöver man som arbetsgivare ta sig en funderare både gentemot sig själv och också gentemot sin kund, vad är det vi står för och vad har vi kommunicerat internt och externt.

Sammanfattningsvis, året 2017 har visat prov på vad bristande informationssäkerhet och avsaknad av kvalitet och kontroll kan innebära. Att luta sig mot rättsfall är det arbetsrättsligt smartaste då det både lär oss vår läxa och ger oss viktiga lärdomar: dock finns än så länge inga sådana vad gäller specifikt bakgrundskontroller. Därför man måste gå varsamt och klokt fram, som alltid i frågor som rör arbetsliv och privatlivets helgd.

ToFindOut vill tacka Jenny Hellberg och Yvonne Björck för ett seminarium fyllt av lärdomar, praktiska exempel och tankeväckande diskussioner! Vi vill även tacka alla som deltog denna morgon, vi uppskattar ert deltagande och vårt goda samarbete!

God Jul önskar vi på ToFindOut