Ända sedan starten har ToFindOut haft den digitala processen i fokus, men det var under 2020 det stora paradigmskiftet skulle ske. Då kom corona. Birgitta Edlund, vd på ToFindOut, ser tillbaka på två turbulenta år som ledde till ett bättre läge än någonsin.
Året var 2008. ToFindOut låg precis i startgroparna och på den här tiden handlade mycket av det dagliga arbetet om att åka på besök hos kunder för att lämna över fysiska bakgrundskontroller. Vi bestämde oss snabbt, som en av de första i vår bransch, att ta oss in i framtiden och digitalisera. Redan 2011 lanserade vi vår första webbportal för kunder och ett par år senare också en portal för kandidaten.
Snabbspola tiden till 2018. Vi hade påbörjat bygget med vårt nya system och det hände mycket hela tiden i den digitala världen. Överallt omkring oss lanserades nya mjukvarutjänster och vi tog beslutet – vi skulle bygga vår egen. Två år senare var vi redo att lansera, en lansering som skulle innebära att hela vår identitet som företag förändrades till att bli till hälften produktbolag och hälften tjänstebolag, med ett hjärta av teknik.
Det var då pandemin slog till.
Som för så många andra organisationer ställdes det om till hemarbete över en natt och vi var tvungna att ställa om och skapa digitala rutiner för kommunikation internt och externt. Även om pandemin slog till vid en kritiskt tidpunkt tog vi chansen att skapa en ny vardag.
Hösten 2020 var tuff, men vi växte också mycket. Vi var inte längre samma bolag som för några år sedan och ställdes mer eller mindre mot en identitetskris. Samtidigt som förändringstankarna gick snabbt kom också insikterna. Parallellt som många anställda slutade började vi känna oss mer och mer säkra på vilka vi ville vara: engagerande, lärande och med en stark teamkänsla. Vi behövde växa, men hur skulle vi kunna konkurrera med talanger som blev erbjudna jobb på de där coola techbolagen? Vad skulle vi kunna attrahera med?
En sak som blivit tydlig för oss är att vi söker kollegor som vill vara med och driva företaget mot vår vision och som tillika vill ha stor impact i arbetet. En insikt jag fick var att människor inom tech och it inte längre är kodare – de är affärsutvecklare. Alla team på företaget måste sitta ihop med varandra och affärsutvecklingen är något man ska jobba med dagligen. En liknande insikt kom när vi gick över till digital marknadsbearbetning några år tidigare. Då förändrades vår säljkår till Key Account Managers: seniora rådgivare och projektledare, snarare än en renodlade säljare.
2021 var ett år då vi nådde många milstolpar och gick över helt till vår nya plattform, efter att ha jobbat i två system i nästan två år. Såhär i efterhand kan jag verkligen känna: oj, vad mycket vi har åstadkommit! Under året blev vi på riktigt agila i våra sätt att jobba och att avsätta tankekraft och tid för det gemensamma lärandet har varit jätteviktigt. Det handlar om att få med alla på samma tåg. Innan vår förändringsresa hade vi inte ens fattat att alla hade biljetter och skulle till samma destination!
Hur skapar man så bra förutsättningar som möjligt för att kunna jobba digitalt? Innan pandemin var den allmänna uppfattningen att man jobbar bäst på kontoret men redan de första veckorna av hemmajobb märkte vi att det var tvärtom. Produktiviteten höll sig på samma nivå, minst! Däremot upptäckte vi vikten av en värdeskapande kultur. Några av de rutiner vi satte för att hålla kvar teamkänslan på distans var digital träning med vår naprapat under arbetstid, walk and talks på tisdagar (döda mobilbatterier under den smällkalla vintern löstes med ett stort utskick av brandade powerbanks) och digitala kickoffer – självklart utan att missa konferensens höjdpunkt: maten. Vår senaste kickoff avslutades exempelvis med en digital cookalong med mästerkocken Jennie Walldén, där hela gänget enkelt kunde hänga med i instruktionerna tack vare en stor kasse ingredienser från den asiatiska butiken.
Nu är vi inne i 2022 och äntligen har restriktionerna lättat en sista gång (peppar, peppar!). Att gå igenom en förändringsresa på organisations- och kulturnivå samtidigt som pandemi rådde var utmanande för både organisationen som helhet och för alla på individplanet, men idag är jag så stolt över var vi befinner oss. Det må vara en floskel, men det är verkligen sant: i en kris växer man sig starkare. Framtiden ligger för oss och jo, visst kommer saker att förändras men vi har verkligen lärt oss att man kan vara trygg i det också. Förändring är det nya normala!
Tre insikter från den förändringsresa vi har gått igenom:
- Förändring måste ske på riktigt, inte bara på ytan. Alla måste vara lika committade till det arbetet. Det är lätt att säga att andra behöver ändra sig, men man behöver själv driva en egen personlig förändring.
- I slutändan är det individerna som gör förändringen, så kulturen är A och O.
- Ingenting är satt i sten och lärandet är något som måste ske hela tiden. Vi behöver ha en grundtrygghet som organisation att vi alltid kan blir bättre.
