🔍 Hur verifierar man en kandidat när inga papper finns?

När vi träffade Jenny Reid, grundare av iFacts och expert på bakgrundskontroller i Afrika, blev det tydligt: där systemen saknas tar människorna vid – och det kan förändra hur vi ser på rekrytering även i Europa.

 I Sverige tar vi det för givet. Ett personnummer räcker för att knyta ihop hela livets historik – från förskoleklass till senaste kreditupplysningen. En bakgrundskontroll är en fråga om systemåtkomst. Klick, klart. Men vad händer när systemen saknas? När ingen kan garantera att det ens finns ett register?

Jenny Reid, grundare av iFacts och en av Afrikas mest erfarna experter på bakgrundskontroller, tog just den frågan till scenen på PBSA Europe Summit. I Afrika är det här inte ett undantag. Det är verkligheten.

I många afrikanska länder arbetar merparten av befolkningen i det som kallas informell ekonomi. Det betyder: inga anställningsavtal, inga digitala fotspår, inga ID-handlingar. En arbetskraft byggd på förtroende – inte formalia. Och när du inte kan verifiera via system, måste du i stället verifiera via människor. Det är här Reids metod sticker ut. Hon pratar om community-baserad verifiering. Om att besöka kandidaten i byn där den bor. Om att ringa prästen, läraren eller grannarna. Och om att förstå att ett papper inte alltid säger mer än en människa.

– En vanlig missuppfattning bland europeiska företag är att bakgrundskontroller i Afrika kan göras på samma sätt som i Europa. Många antar att hela kontinenten har samma infrastruktur och registerkvalitet som europeiska länder, säger Jenny Reid.

I verkligheten ser det helt annorlunda ut. Afrika består av många olika länder med skilda lagar för integritet, dataskydd och arbetsrätt. Tillgången till tillförlitliga källor varierar kraftigt – och även kulturella skillnader påverkar hur utbildningar, anställningar och referenser dokumenteras.

– Att enbart luta sig mot europeiska standarder, utan att anpassa sig till regionala realiteter, riskerar att leda till ofullständiga kontroller, felrekryteringar av okvalificerade eller oseriösa individer och i förlängningen både skadat rykte och operativa problem, säger Jenny Reid.

Där Sverige litar på sina register, måste stora delar av Afrika lita på sina relationer. Och det kräver mer än ett CRM-system. Det kräver kulturell fingertoppskänsla, mod att lita på mjuka värden – och viljan att ställa andra frågor än “vad står det i polisens utdrag?”.

Vilka metoder använder ni för att verifiera en kandidats bakgrund?

– Att förstå den lokala kontexten är helt avgörande. Vi använder flera olika metoder beroende på land och situation:

• Lokala referenser: I många afrikanska samhällen värderas personligt renommé och social status högt. Vi pratar med samhällsledare, äldre eller respekterade personer i byn. Rykte och förtroende väger ofta tyngre än papper.
• Användning av sociala medier och digitala fotavtryck
  Med den ökande spridningen av sociala medier i Afrika analyserar vissa organisationer kandidaters digitala fotspår – inte bara för sociala färdigheter, utan även för att bedöma integritet, samhällsengagemang eller eventuella varningsflaggor kopplade till beteende. Detta är en kostnadseffektiv och snabb metod för att samla ytterligare kontext kring kandidatens personlighet och bakgrund.
• Besök på plats: I mer avlägsna områden eller svåråtkomliga områden kan vi behöva åka till kandidatens hem eller arbetsplats för att verifiera anställningshistorik, bostadsadress eller personliga uppgifter och samtidigt hålla informella samtal med grannar eller kollegor.
• Verifiering via religiösa eller kulturella institutioner
  I vissa fall har religiösa eller kulturella organisationer register över samhällsengagemang, utbildning eller certifieringar. Representanter från kyrkor, moskéer eller kulturella sammanslutningar har kontaktats för att bekräfta uppgifter – särskilt när officiell dokumentation saknas eller är osäker.
• Mobilbetalningar och digitala transaktionshistorik
  På senare tid, i regioner där traditionell bankinfrastruktur är begränsad, används mobila betalningsplattformar i allt större utsträckning. Verifieringsexperter har samarbetat med leverantörer av mobila betaltjänster för att granska kandidaters ekonomiska aktivitet och stabilitet – som en indirekt indikator på tillförlitlighet och livsstil.

– Det handlar om att anpassa sig till varje miljö och att våga tänka bortom de traditionella europeiska metoderna, säger Jenny Reid.

Birgitta Edlund och Jenny Reid på PBSA Summit i Paris.

Men det här är inte bara en utmaning för Afrika. För även här i Europa växer antalet tillfälliga anställningar, gigjobb, parallella identiteter och papperslösa livsresor.

– Den afrikanska praktiken visar hur viktigt det är att förstå lokala juridiska, kulturella och infrastrukturella förutsättningar – utöver den information som faktiskt finns tillgänglig, säger Reid och fortsätter:

– Europeiska arbetsgivare som verkar i Afrika eller i liknande mångfacetterade miljöer behöver integrera denna kunskap i sina kontroller för att säkerställa regelefterlevnad, effektivitet och kulturell känslighet. Så nästa gång du tänker att bakgrundskontroller bara är en administrativ rutin – fråga dig själv: vad gör du när rutinen inte finns?

Vi står inför en ny verklighet där arbetsmarknaden förändras snabbare än systemen hinner med. Den som inte anpassar sina verifieringsmetoder riskerar att halka efter – den som vågar tänka nytt kommer ligga steget före.