Att minimera säkerhetsrisker är en ledningsgruppsfråga

Säkerhetsfrågor har hamnat högt upp på prioriteringslistan hos många företag efter de senaste veckornas nyhetsrapportering. Ett bolag som länge har arbetat proaktivt med säkerhetsrisker, med hjälp av bakgrundskontroller, är rekryteringsbolaget SalesOnly.

Högst upp i en av Hötorgsskraporna i Stockholm har det specialiserade rekryteringsföretaget SalesOnly sitt huvudkontor. Tillsammans med resten av koncernen Wise Group utgör de en respektingivande stor del av aktörerna i branschen. Tre experter inom sin nisch har samlats för att diskutera ett högaktuellt ämne – bakgrundskontroller.

En bakgrundskontroll innebär att en extern part verifierar en individs bakgrund, ofta som en del av rekryteringsprocessen. De uppgifter personen uppgivit stäms av med myndigheter, utbildningsinstitut och domstolar – inom och utanför Sveriges gränser.

– Med tanke på senaste veckornas nyhetsrapportering är det här ett ämne som är extra angeläget. Beklagligt, förstås, men det är så här verkligheten ser ut, inleder SalesOnly’s VD Jenny Berge.

När Uppdrag Granskning sändes för några veckor sedan och offentliggjorde granskningen av Swedbank, som belyser hur banken kan ha brustit grovt mot gällande regelverk genom att ha tillåtit individer att tvätta pengar via sina system. Dagen därpå uppdagades det att en rad anställda på Arlanda har kopplingar till kriminalitet.

Hade de båda kriserna kunnat förhindras av en föreliggande bakgrundskontroll? Birgitta Edlund, VD på bakgrundskontrollbolaget ToFindOut förklarar.

– För att vara säker på att ingen med ett olämpligt kriminellt förflutet släpps in behöver bakgrundskontrollprocessen inkluderas på rekryteringsnivå – för samtliga rekryteringar. Att nå dit handlar ofta om en mognadsresa inom ledningsgruppen. Ansvarsfulla ledare behöver sätta ned foten och skapa strukturer uppifrån för att skapa trygga arbetsplatser. Det är inget som enskilda medarbetare ska belastas med.

Hög konkurrens i brinnande högkonjunktur

Rekryterings- och bemanningsbranschen är hårt konkurrensutsatt. Kundernas efterfrågan på kandidater hög och tempot är snabbt, speciellt under högkonjunktur. Trots det håller SalesOnly fast vid den policy som fastställdes för många år sedan. Bakgrundskontroller sker, utan undantag, vid varje rekrytering.

– Initialt handlade det om att vi ville införa en ökad kvalitetsmetodik i vår process. Vi har två kunder – företagen och kandidaterna. Många tror att det gör våra processer långsamma; jag upplever det motsatta. Vi är snabba i vår natur, men det extra lagret av säkerhet som policyn innebär ger oss även en långsiktig fördel. Det är skönt både för oss och kunderna att veta vilka de anställer, säger Jenny.

Sara Sjölund stämmer in i samtalet. Hon är en senior rekryterare på SalesOnly med en lång bakgrund inom försäljning och ledarskap. Sara lyfter utmaningen i att ordet “kontroll” kan skapa negativa konnotationer.

– Nyckeln ligger i retoriken. Genom rätt kommunikation förstår båda parter att det är en del av en seriöst och kvalitativ process. Kandidaten informeras om processen redan under första intervjun. Det är viktigt att låta personen själv förekomma det som ibland framgår av kontrollen. Du skulle bara veta hur många gånger någon sagt “Jag har en del fortkörningsböter.”.

Varken poliser eller psykologer

Ute på marknaden finns det olika sorters metoder för bakgrundskontroller. Den process SalesOnly följer innefattar enbart insamlandet av offentliga uppgifter.

– Som rekryterare måste vi hela tiden ha en objektiv utgångspunkt. Vi är varken poliser eller psykologer. Vi analyserar beteenden, vi dömer inte. Vi anlitas för att göras en objektiv bedömning –  ingenting annat. Det kan vara viktigt att tydliggöra det både för kunden och kandidaten. Ur ett mångfaldsperspektiv är det ännu viktigare. Alla måste få en chans, understryker Jenny.

Alla tre är rörande överens om att en tidigare dom inte alltid innebär att personen väljs bort från arbetsplatsen.

– Många har ett för svartvitt tänk, säger Birgitta, som menar att man som chef istället måste se till mönstret. Är beteendet repetitivt och brotten grova? Det finns en mänsklig faktor mitt i detta som inte får glömmas bort. Starka ledare kan både fastställa ett regelverk och exekvera det, men samtidigt även ge folk en ny chans. En betalningsanmärkning ska inte behöva vara slutet på någons karriär.

– Redan innan kollen genomförs måste man bestämma vad man ska göra av informationen, säger Sara. Vilka krav har vi på de anställda? Det handlar om att jämföra yrkets risknivå med kandidatens beteende – för att kunna göra det krävs regler. Ledningsgruppen måste värdera var den lägsta nivån ligger, sedan kan resten av organisationen agera på beslutet.

– För oss har lösningen varit att hjälpa varandra internt. När någon får in en rapport som ger dem tudelade känslor pratar vi med varandra. Det finns en styrka i den situationen, kollegor som utbyter erfarenheter. Genom att bygga på varandras lärdomar stärker vi både processen och kulturen, säger Jenny.

SalesOnly har tagit ett aktivt beslut att inte berätta för sina kunder om vad som eventuellt framkommit vid en bakgrundskontroll. Även om granskningen endast undersöker offentliga uppgifter tar företaget ställning för kandidatens integritet. Jenny igen:

–  Vårt beslut grundas i att vi är helt oberoende. Kunderna ska känna sig trygga med att vi förmedlar en bra person till dem, men kandidaternas upplevelse av vår process är minst lika viktig. Kandidaterna ska känna att vi ger dem en chans att berätta sin historia och öppna upp för dialog med sin nya arbetsgivare.

Hon betonar vikten av att värna om det ömsesidiga förtroende som kännetecknar en hälsosam arbetsplats.

– Ärlighet och transparens är alltid en bra utgångspunkt. Bakgrundskontrollen sker precis i början av vad som förhoppningsvis blir en långvarig relation, arbetstagare och arbetsgivare emellan. När den bottnar i ett öppen och transparent samtal skapas förutsättningarna för förtroende.

En ledningsgruppsfråga

I Swedbank och Swedavias fall är säkerhetsluckorna av vitt skilda art, men båda företagen har drabbats på flera plan. Birgitta understryker att bakgrundskontroller sällan handlar om att röja kopplingar till kriminella nätverk.

– Bakgrundskontroller sker på flera nivåer. Granskningen är mer ingående när individer ska rekryteras till ledningsgrupper och styrelser, eller när bolag förvärvas. Då behöver uppdragsgivaren säkerhetsställa att strukturerna runt individen och dennes kontaktnät inte kan skada företaget på kort sikt. Men i de allra flesta fall kommer man som företag långt med att göra en mindre omfattande, dock heltäckande, koll. Det räcker väldigt långt att checka av personalia, ekonomi och juridiska spörsmål.

För Jenny Berge och Sara Sjölund är behovet av bakgrundskontroller ingen nyhet. Men hur ska företag som ännu inte utvärderat metoden tänka, i ljuset av händelserna hos Swedbank och Swedavia?

– Som vi har sett den senaste veckan kan det få förödande konsekvenser att inte ha koll på vilka som rör sig på arbetsplatsen och i systemen. De som står utan skydd drabbas hårt. Att implementera och verkställa en policy går snabbt, förutsatt att man gör den tydlig och lätt att följa för alla parter. Bakgrundskontroller adderar ett extra säkerhetslager och ligger i linje med den globala utvecklingen. Framöver kommer den här sortens policy vara en del av alla företags rutiner. Idag ser många på det här som ett större beslut än vad det behöver vara. Du som inte undersökt dessa frågor bör ta itu med det direkt, avslutar Birgitta.

RELATERADE INLÄGG