I svallvågorna av en kris krävs ett helhetsgrepp om arbetsplatsens trygghet. Genom tydliga rutiner, kommunikation och en vilja att se till individen kan företagen komma igenom krisen.

2019 har varit skandalernas år, i alla fall ur en näringslivssynpunkt. Många har suttit bänkade medan storbankernas säkerhetsrutiner, eller i vissa fall avsaknaden av dem, hamnat på löp efter löp. Givet är att det inte bara påverkat aktiekurser och kundrelationer, utan sannolikt även den interna stoltheten på bolagen ifråga.

Det finns långsiktigt hållbara sätt att säkerställa att bolagen inte hamnar i samma situation igen, som samtidigt som förtroendet kan stärkas. Ett av dem är att införa säkerhetsrutiner som skapar en ökad, upplevd trygghet internt.

Som vanligt ligger Europa lite efter USA

På andra sidan Atlanten var året 2016 då en liknande bankskandal skakade om både bransch och media. Investmentbanken Wells Fargo hade öppnat två miljoner konton, kopplade till deras kunder – utan deras vetskap. Förklaringen? Säljmålen var så höga. Det hela resulterade bötesbelopp på 185 miljoner dollar, plus en extra miljard dollar (och lite till) i förlikningskostnader. Över femtusen medarbetare fick gå. Det anrika företaget, som under 160 år byggt upp sin goda renommé, fann sig plötsligt i en gigantisk förtroendekris.

I juni i år följde journalister på The New York Times upp frågan. Wells Fargo själva har kriskommunicerat flitigt sedan skandalen för första gången nådde etern. Idag är roten till problemet eliminerad, menar ledningen – de höga säljmålen som drev på personalen att agera oetiskt har reviderats och kulturen är förbättrad. Bra så? Ja, fram tills att tidningen intervjuade några av de anställda och tidigare anställda. Sjutton stycken, för att vara exakt. De vittnar om ett fortsatt, hårt tryck från arbetsgivaren. Pengarna ska in, även om de nyinsatta reglerna bryts.

Det går aldrig att sminka grisen i en sådan situation som Wells Fargo funnit sig i. Även där har vi kunnat följa medarbetarnas anonyma uttalanden. De som varnat, men inte lyssnats till. Det räcker inte mer att införa en policy som, på pappret, premierar visselblåsare. Inte när en tystnadskultur råder sedan decennier. Först när en reell förändring sker, som medarbetarna går i god för, kan förtroendet återfås. Inte bara av allmänheten, utan även av aktieägare och kunder.

Alla system har en svag länk

Nästan alltid är det den ökända mänskliga faktorn. Så även inom säkerhet. Få människor vill illa, men de allra flesta kan hamna i en situation där man pressas, eller lockas till, att agera på ett sådant sätt som i förlängningen kan skada arbetsgivaren.

Idag handlar det sällan om illvilja, när en anställd utsätter sin arbetsgivare för en säkerhetsrisk. Snarare har det digitala landskapet och bedragarnas avancemang lett till att det är lättare än någonsin att, helt ovetandes, råka öppna dörren på vid gavel till olika former av dataintrång. För att inte göra sina medarbetare till aningslösa möjliggörare av cyberbrott och insiderhärvor krävs ett större ansvar från företagens sida. Med tydligare säkerhetsrutiner för de anställda att luta sig på hade ingen av de tidigare nämnda kriserna skett.

Märk väl att säkerhet aldrig bör förväxlas med förtroende. Tydliga, kontinuerligt uppdaterade regler kring processer och etik skapar trygghet – inget annat. Tryggheten i sig är en framgångsfaktor för alla arbetsgivare. Forskaren Amy Edmondson vid Harvard menar att en upplevd, psykologisk trygghet på arbetsplatsen skapas genom en uttalad öppenhet för att lyfta misstankar, oro och misstag. I motsats ger rädsla oss sämre korttidsminne och kreativitet. Det minskar dessutom vår möjlighet att utföra ett högkvalitativt, komplicerat arbete, säger Amy.

De svenska storbolagen bör:

Fastställa och kommunicera tydliga rutiner för att upprätthålla en hög säkerhetsnivå. Hur kommunikationen bedrivs är av yttersta vikt. Utan full förståelse för risk och konsekvens kommer medarbetarna inte se nyttan med att följa detaljerade processer och regler. Risk och konsekvens får dock aldrig varken överdrivas eller kommuniceras på ett icke varsamt sätt. Då skapas rädsla, vilket i sig ger medarbetarna sämre förutsättningar att lyckas hålla sig till rutinerna.

Granska alla kandidater innan anställning genom att genomföra en bakgrundskontroll. På så vis kan oönskade och för bolaget direkt skadliga beteenden i det förflutna upptäckas innan anställningsavtalet skrivs på. Även om allt fler storbolag genomför bakgrundskontroller som en stående del av sin rekryteringsprocess är det oroande många som använder granskningen godtyckligt, då och då. Arbetsgivare bör även löpande genomlysa nyckel- och ledningspersoner inom många branscher, det säger bla lagen om försäkringsdistribution, Säkerhetsskyddslagen, Solvens 2-direktivet med flera. En bakgrundskontroll är en färskvara.

Arbeta med den interna tryggheten i projektform. För att de anställda ska känna tillit och trygghet, i svallvågorna efter en kris, är både stora drag och detaljer viktiga. Företagen bör göra sin hemläxa och ta reda på vilka brister som finns. Trygghet på arbetsplatsen sträcker sig långt förbi den faktiska säkerheten – en upplevd, psykologisk trygghet innefattar även aspekter som gruppkonstellation, fysisk miljö och interpersonella relationer. Individen måste stå i fokus, trygghet är trots allt en subjektivt upplevd känsla.

Myten om fågel Fenix

Myten om fågel Fenix beskriver den hundratals år gamla fågeln som reder sitt bo och tänder eld på sig själv. Den föds på nytt och lever åter i århundrade efter århundrade. För att återfå förtroende, stolthet och aktiekurser bör skandaltyngda bolag fokusera på en enda sak: Att skapa en trygg arbetsplats. Det är så de reser sig ur askan och, liksom fågel Fenix, lever vidare

Birgitta Edlund, vd, ToFindOut