Hur tar man ett helhetsgrepp om den interna motivationen? Det är en av HR-sfärens stora frågor. När de anställda dessutom är spridda över flera städer och länder blir situationen än mer komplex. Vi har samlat tre tips för hur HR kan stötta chefer i att skapa vi-känsla hos all personal, oavsett deras geografiska position.

1) Digitalisera ledarskapet

För en spridd organisation är tekniken nyckeln till mycket, så även till den nya generationens ledarskap. Inget slår fysiska möten när det kommer till motivation, men det finns knep att ta till för att digitalisera ledarnas närvaro. Enligt en amerikansk studie av Kayworth Leidner, The Global Virtual Manager, skiljer sig inte psykologin bakom ledarskap på distans mycket ställt mot “vanligt” ledarskap.

Genom att skapa rutiner för ledarnas digitala kommunikation stärks känslan av deras närvaro. Låt dem kommunicera information, mål, tankar och idéer precis som en fysiskt närvarande ledare gör. Den enda skillnaden är att kommunikationen måste vara snäppet tydligare och mer frekvent, för att inte missförstås eller missas.

2) Bygg en basrelation

När en ny chef kommer in till organisationen, eller när gruppen förändrats, finns ett behov av att – rent fysiskt – samla gruppen. Ett bra sätt att bygga upp förtroende, en basrelation, är att sätta upp en initial teambuildingaktivitet. Alla behöver få möjlighet att få en bild av sin nya chef och presentera sig själv. Det första intrycket är svårt att göra rättvisa på distans.

För att stärka relationen behövs även rutiner för hur samarbetet ska fortgå. Alla har olika behov av information, men genom att sätta upp individuella, kommunicerade processer för när och hur kommunikation och feedback kommer att hanteras skapas trygghet. Det minskar även risken för missförstånd.

3) Ledare – lev som du lär

Nördar du ned på temat ledarskap på distans hittar du snabbt termen idealt inflytande. Enkelt beskrivet handlar det om att ledaren, i medarbetarnas ögon, ses som som en förebild. En naturlig, ideal influens. Egentligen är det inget nytt. Inspirerande förebilder, som lever som de lär, skapar förtroende och engagemang. Genom att själv göra rätt skapas förutsättningar till att motivera de anställda att följa.

Stark karisma är en egenskap som sprider energi internt. Forskarna menar även att en ledares karisma stärker relationen, arbetsgivare och arbetstagare emellan. I en geografiskt spridd organisation behöver HR-avdelningen bli kreativ – hur kan ledarnas karisma spridas till fler?

Kopplat till bakgrundskontrollprocessen är rättviseaspekten enkel att följa och kommunicera. När alla anställs på lika villkor skapas en god förtroendegrund. Kom ihåg att kommunicera internt att alla anställda har gått igenom samma process – från intervju, till referenstagning och bakgrundskontroll. Det inger trygghet och bygger tillit – två nyckelord på temat vi-känsla.