Att göra egna bakgrundskontroller – do’s and don’ts

Det är långt ifrån omöjligt att göra bakgrundskontroller på egen hand. Det man får vara beredd på är att det kan ta lite tid. Här är de högsta trösklarna att ta sig över.

En bakgrundskontroll skiljer sig åt från fall till fall beroende på vilken information man vill ta fram. Vi delar med oss av fyra olika aspekter som är bra att ha i åtanke om man står i begrepp att göra en kontroll själv.

Belastningsregistret

Belastningsregistret är lika viktigt som svårt att komma åt. Det är inte möjligt för en arbetsgivare att hämta ut det på egen hand. Istället måste kandidaten beställa hem en kopia som sedan visas upp, exempelvis vid en intervju. För en person med flinka fingrar är det lätt att radera eller falsifiera opassande uppgifter innan arbetsgivaren får se dem.

Om en avvikelse dyker upp på är det viktigt att arbetsgivaren kan hantera det på ett lika professionellt som personligt sätt. Belastningsregistret innehåller bara information om vad som hänt, medan ToFindOuts bakgrundskontroller nyanserar bilden. Genom att kontextualisera förseelser och sätta dem i ett sammanhang kan arbetsgivaren och kandidaten mötas i en dialog om vad som hänt. Om pricken i registret inte har någon betydelse för arbetet kan det innebära att kandidaten går vidare i processen. Allt är inte svart eller vitt.

GDPR

Regleringarna för hur personuppgifter ska hanteras har blivit allt striktare. En bakgrundskontroll innehåller en mängd olika detaljer, men hur de ska hanteras varierar från fall till fall. Generellt gäller det att försöka samla in så lite information som möjligt, men samtidigt se till att informationen är relevant. Sätt upp en egen policy för vilken information ni ska ta in, hur ni ska ta in den, hur länge den sparas och även hur den raderas. Detta är något som myndigheter kan komma att granska. Om man inte är insatt i regelverket eller har någon erfarenhet av research kan det här vara en klurig process. 

Sociala medier

Det kan vara lockande att kika in på kandidatens sociala medier, i syfte att ta reda på mer om personen. En öppen kanal med mängder av information om personens privatliv. Lika enkelt som det är att komma åt källan, lika integritetskränkande kan det upplevas av kandidaten.  Rekryteringsprocessen är starten på er nya relation – se till att den bygger på transparens och ömsesidig respekt.

Kvalitet och leverans

Risken för felsteg är överhängande om ni saknar en tydlig policy och en standardiserad arbetsprocess. Att skapa och implementera en väl genomarbetad policy, som sträcker sig över hela företaget, skapar en trygghet – det blir lätt att göra rätt. 

Känner ni er osäkra på hur ni ska forma just er process finns professionell hjälp att få. Behovet att implementera bakgrundskontroller i verksamheten kan variera kraftigt från företag till företag. Ert arbetsgivarvarumärke och er rekryteringsprocess är unik, men det finns många lärdomar att dra från andra.

Så, det kanske blir lite rocket science ändå. Vi menar inte att höja oss själva till skyarna men när man som expert har hållit på att finslipa och utveckla rutinerna dagarna i ända sedan ett decennium så blir det lite bättre, och enklare att göra rätt.

Missade du del ett i vår artikelserie om att göra egna bakgrundskontroller?