Elisabeth Elvegård på Swedish Match om hur bakgrundskontrollprocessen är en naturlig del av kvalitetssäkrade HR-rutiner.

Swedish Match är ett globalt företag, noterat på Stockholmsbörsen, som finns representerat i Sverige, USA, Dominikanska republiken, Nederländerna, Filippinerna, Brasilien och Danmark. Koncernen verkar både inom FMCG och tillverkningsindustrin – det märks på de tretton anläggningarna, där modern teknik möter klassiskt verkstadsarbete. Produkterna som tillverkas sträcker sig från snus till nikotinprodukter utan tobak vidare till tändstickor och tändare under visionen en värld utan cigaretter.

Vi träffar Elisabeth Elvegård, som för fyra och ett halvt år sedan rekryterades till rollen som Vice President Organizational Development. Hennes roll sträcker sig från affärsnära HR, organisationsutveckling, internkommunikation och kultur, affärsutveckling, digitalisering och HR-administration. I botten är Elisabeth ekonom och beskriver hur hon, genom sin karriär, alltid har hållit sig nära affären.

– Det var bakgrunden till att jag rekryterades. När jag kom in var uppdraget att modernisera kultur och processer, men även öka tempot inom affärsutveckling – något man egentligen aldrig slutar med, inleder Elisabeth.

En systematisk process för bakgrundskontroller

Ett av Elisabeths första projekt handlade om att kvalitetssäkra alla HR-rutiner, något som även inkluderade rekryteringsprocessen. Den nya processen följer tre kriterier: kompetens, prestation och attityd. Som ett led i arbetet såg även Elisabeth över rutinen för bakgrundskontroller.

Bakgrundskontroller var, i sak, inte nytt för henne. På tidigare arbetsplatser hade de använt sig av utdrag ur belastningsregistret, men på Swedish Match fanns ett avtal med en leverantör av bakgrundskontroller.

– Nivån går inte att jämföra. Jag tog därför beslutet att alla som jobbar hos oss ska genomgå en bakgrundskontroll – oavsett position, policyn gäller från sommarvikarier till ledningsgrupp. Det handlar om ett affärsmässigt rättvisetänk. En bakgrundskontroll blir enkel att motivera, både internt och externt, om policyn gäller för alla. Idag månar vi mycket om vår kvalitetssäkrade process, den är en del av våra grundstenar.

Redan i jobbannonsen informerar Swedish Match kandidaten om att en bakgrundskontroll kommer att genomföras, något som även kommuniceras vid den första intervjun. Kandidaterna upplever processen som seriös, menar Elisabeth, som understryker att alla vill jobba på ett kvalitetsmässigt företag.

– Delaktigheten är viktig. Det är minst lika viktigt för våra medarbetare som redan jobbar på företaget. Våra anställda vet att vi har en seriös och kvalitetssäkrad rekryteringsprocess som skapar trygghet.

Ledare – förankra beslutet i alla led

När Elisabeth implementerade processen för bakgrundskontroller mötte hon en positiv inställning internt. Hon talar om vikten av att noga förankra beslutet i organisationen. I sin process inkluderade hon även fackliga personer. Noggrannhet får dock inte leda till långsamhet; hennes råd till andra som vill driva ett policybeslut för bakgrundskontroller är att hålla det enkelt.

– Gör det inte så komplicerat. Ta ett steg i taget och förankra internt, men fastna inte i den fasen. Våga fatta beslutet och stå för det. Ett annat råd jag gärna lyfter är att var kräsen i ert val av leverantör. Det finns många oseriösa aktörer där ute. Vissa går över integritetsgränser och kollar upp för mycket om individen. Vår leverantör ToFindOut använder sig enbart av offentliga uppgifter, det är en process jag kan stå för som tar bort alla spekulationer. ToFindOuts kontroller är systematiska och väldigt seriösa.

Swedish Match har ett tydligt tillvägagångssätt när en avvikelse dyker upp, där konfidentialitet står i fokus. Elisabeth kontaktas direkt av rekryterande HR Business Partner. Tillsammans fattar de ett beslut kring den individuella avvikelsen. Total sekretess råder, vilket innebär att informationen aldrig lämnar rummet.

– Vi ger alltid kandidaten chans att förekomma bakgrundskontrollens utkomst, genom att fråga om granskningen kommer att visa något. Därför känner vi, nästan uteslutande, till det som framkommer redan i förhand. Om kandidaten inte har tagit tillfället i akt att informera oss finns det skäl att undersöka varför.

Det finns inget laddat i offentliga uppgifter

Elisabeth resonerar kring hur samhällsproblem, såsom unga med betalningsanmärkningar, skulle kunna få en positiv utveckling om bakgrundskontrollprocessen blev allmängiltig. Skulle gemene person bli försiktigare om bakgrundskontroller var en lika viktig del av rekryteringsprocessen som i USA, där granskningar sker nästan uteslutande?

– Min utgångspunkt är att alla företag, både inom privat och offentlig sektor borde genomföra bakgrundskontroller baserat på offentliga uppgifter vid samtliga rekryteringar. För mig är det givet, det handlar om att kvalitetssäkra och riskminimera. Ansvarstagande företag genomför bakgrundskontroller. Det betyder inte att vi tackar nej till alla med avvikelser, vill jag tydliggöra, men vi vill ha en öppen dialog med kandidaterna.

Avslutningsvis sammanfattar Elisabeth sin syn på bakgrundskontroller kopplat till integritetsfrågan.

– Inhämtande av offentliga uppgifter kan aldrig vara integritetskränkande. ToFindOut möjliggör ett strukturerat sätt att samla in offentliga uppgifter. Med en tydlighet i kommunikationen blir processen en självklarhet – det finns inget laddat i det. Samma sak gäller internt; vi har utbildat alla chefer i hur policyn ser ut och varför. Det är precis som med alla andra HR-processer, de ska vara enkla, tydliga och kommunicerade, avslutar Elisabeth.