Hur hanterar man det som kan dyka upp i en bakgrundskontroll?

Så hanterar du informationen i en bakgrundskontroll

En vanlig oro bland de som funderar på att beställa bakgrundskontroller är vad man gör när något oväntat dyker upp. Frågor som ofta väcks är: ”Vilka gränsdragningar ska vi ha?” och ”Hur ska vi hantera informationen i en bakgrundskontroll?” Vi vill därför dela med oss av råd från andra kunder och våra egna medarbetare kring hur man kan hantera det som kan framkomma.

Var tydliga från början

Vi råder alla våra kunder att redan tidigt i rekryteringsprocessen informera om att en bakgrundskontroll kommer att genomföras. Kandidaten bör också uppmuntras att själv berätta om det finns något som kan komma att framgå i kontrollen. På så sätt får kandidaten en chans att ge sin version, vilket ofta gör det enklare att föra ett öppet samtal och fatta ett välgrundat beslut.

Det visar också att kandidaten är transparent och ärlig – något som i sig är värdefullt i en rekryteringsprocess.

Var förberedda

För att undvika stressade ad hoc-beslut rekommenderar vi att ni i förväg formulerar interna riktlinjer och policys för vad som är acceptabelt i just er verksamhet. Det som är okej hos en arbetsgivare kanske inte fungerar i en annan bransch eller roll. Genom att engagera flera funktioner – exempelvis HR, säkerhet och ledning – kan ni skapa tydliga principer för hur avvikelser ska hanteras.

Viktigt att tänka på är att så få personer som möjligt bör vara involverade i själva hanteringen av bakgrundskontrollen, eftersom den ofta innehåller känsliga personuppgifter.

Samla era erfarenheter

Många av våra kunder bygger upp interna erfarenhetsbanker genom att dokumentera tidigare situationer där avvikelser har förekommit. Detta skapar trygghet i bedömningen när liknande fall dyker upp igen – och gör det lättare att fatta konsekventa beslut över tid.

Ta hjälp vid behov

En del av vårt uppdrag på ToFindOut är att agera bollplank när resultatet av en bakgrundskontroll väcker frågor. Ni är alltid välkomna att kontakta oss för stöd och vägledning.

Dessutom gör vi alltid en första relevansbedömning innan något rapporteras till er – där vi väger in exempelvis tidsaspekt, avvikelsens karaktär och personens ålder vid händelsen.

Sammanfattning: Våra bästa tips

För att hantera avvikelser på ett konsekvent och rättssäkert sätt, rekommenderar vi att ni:

• Bestämmer i förväg vad som är okej och inte inom er verksamhet

• Bygger upp en erfarenhetsbank med tidigare fall

• Informerar tidigt om att bakgrundskontroll kommer att göras – och uppmanar till öppenhet

• Använder oss som bollplank när ni är osäkra på hur informationen bör hanteras