Hur svårt kan det vara egentligen? Vi går igenom vad ni behöver göra för att lyckas genomföra egna bakgrundskontroller.
Idag är det mer regel än undantag att företag tar in externa parter för att lösa vissa behov. Att ha all kompetens inhouse är en utopi för de allra flesta. En IT-support eller rekryteringsansvarig tas allt som oftast in utifrån. Det grundas i en medvetenhet om att se till så att en punktinsats eller ett projekt verkligen blir så bra som möjligt. Ni vet vad som behöver göras men har inte alltid möjlighet att förverkliga det på egen hand.
Gör det själv bara!
Bakgrundskontroller är ett exempel på en insats som få aktörer tar sig an själva. Frågan man kan ställa sig är, varför? Det är inte rocket science att eftersöka information. Däremot tar det tid. Vi har gjort otaliga tidsstudier och kommit fram till att det i snitt tar fyra timmar att inhämta den information som finns i våra grundläggande Level 1-rapporter. I tidspressade situationer är det lätt att man då tar genvägar.
Det är inte solklart att allt går på räls. Speciellt inte om man först stått i fyrtio minuters telefonkö hos Skatteverket och sedan tas om hand av en stressad handläggare som inte hittar uppgifterna. Då är det lätt att hoppa över vissa steg i informationsinsamlandet. Genvägar är dock senvägar, en precis lika sann som gammal sanning.
Vad är det svåra med bakgrundskontroller?
Det svåra är inte att samla in information, även om det är den mest tidskrävande processen. Utmaningen ligger i hantering och bedömning av informationen. Personuppgifter är ett känsligt område både utifrån ett legalt och ett etiskt perspektiv. Processen innefattar dessutom en stor portion kommunikation. Initialt om bakgrundskontrollens omfattning, men sedan uppföljning och eventuell dialog om avvikelser.
Därtill krävs det också, enligt GDPR, att processen är transparent. Allt ska sedan genomföras på ett tidseffektivt och tydligt sätt så att upplevelsen blir så bra som möjligt för alla inblandade. Till sist får man inte glömma att detta ska upprepas. På samma sätt. Varje gång. En standardiserad process är nyckeln till ett konsekvent och objektivt arbete. Görs allt på rätt sätt minskar ni bolagets riskexponering markant. Det finns dock några fallgropar på vägen, vilket vi kommer ta upp i nästa artikel. Stay tuned!
