Bakgrundskontrollsprocessen projektleds av en researcher – en specialist på bakgrundskontroller. Men hur går egentligen en bakgrundskontroll till? ToFindOuts Louise Gellin tar oss igenom tillvägagångssättet steg för steg.

Statsvetaren Louise Gellin är researcher på ToFindOut, där hon arbetar med både svenska- och internationella bakgrundskontroller. Hon har ett stort intresse för internationella relationer och har tidigare arbetat med internationell samordning. I sitt arbete på ToFindOut jobbar hon nära både kunder och kandidater.

-När en bakgrundskontroll beställts av kund skickas ett mail till kandidaten för att informera om bakgrundskontrollen. Där ges kandidaten en helhetsbild över hela processen samt vilken sorts information som inhämtas och vilka källor det inhämtas från. Det är viktigt att understryka att vi inte gör någonting innan kandidaten är medveten om vad som kommer ske, förklarar Louise.

Myndigheter och utbildningsinstitut

Det finns flera olika nivåer av bakgrundskontroller – personer som hanterar känslig information eller ledningsgruppspersoner granskas ofta mer ingående än andra. Allra vanligaste är den standardiserade, grundläggande formen av bakgrundskontroller. Då kontaktar researchteamet relevanta myndigheter och instanser för att insamla offentliga uppgifter om individen.

– Oaktat vilken rapportnivå som beställts så består en bakgrundskontroll av att personalia säkerställs. Det innebär att vi stämmer av med myndigheter om namn, adressuppgifter och körkortsbehörighet. Utöver det undersöks personens ekonomi. Vi genomför vanligtvis en kreditupplysning, tar fram information om inkomstår och får veta om personen har skulder till Kronofogden eller betalningsanmärkningar. Utöver det undersöker vi juridiska spörsmål. Det innebär att vi kontaktar samtliga domstolar och granskar huruvida personen förekommer i deras ärenden. Vi ser både om kandidaten finns med i en dom eller i ett pågående ärende och får upp alla ärenden vari kandidaten förekommer – oaktat vilken roll hen har i ärendet.

I de mer djupgående formerna av bakgrundskontroller undersöks även individens cv. Dessa typer av bakgrundskontroller blir vanligare och vanligare.

– Då verifierar vi att personen har den utbildning och arbetslivserfarenhet som uppgivits. Vi kontaktar de eftergymnasiala lärosätena, som exempelvis examensenheten på KTH. De bekräftar, eller dementerar, att personen har studerat där, hur många poäng hon eller han läst och tillhandahåller ibland studieintyg.

Kandidaten får alltid chans att förekomma

När bakgrundskontrollen är färdigställd levereras den i rapportform, via vår hemsida. Kunden notifieras direkt via mail. Om något avvikande förekommer i rapporten sker en muntlig avstämning med ansvarig researcher. Kandidaten får också ta del av sin bakgrundskontroll, efter fem dagar.

– Det handlar om integritet och transparens. Det är viktigt att kandidaten får ta del av den information vi på ToFindOut fått fram och delat med oss av till kund.

En nyckel är att kandidaten känner till varför bakgrundskontrollen genomförs.

– Ibland ringer kandidater hit och frågar varför vi ska granska dem. Det bästa är om den informationen kommer direkt från arbetsgivaren som beställer bakgrundskontrollen. Berätta varför ni genomför bakgrundskontroller, att det är lika för alla. Förklara även varför ni granskar respektive del – varför är det exempelvis viktigt för er att kandidaten inte får ha betalningsanmärkningar? Information skapar trygghet och förståelse, är min erfarenhet.

Det finns alltid en historia bakom datan

Inte bara kandidater ringer till ToFindOuts researcherteam med frågor. Louise berättar att det är vanligt att kunder, som mottagit en rapport med avvikelser, vill ha råd kring sitt beslut i samband med den muntliga avstämningen.

– Kunderna vill ofta ha en rekommendation från oss, men vi kan aldrig ha åsikter kring en anställning. Vårt jobb är att leverera objektiva bakgrundskontroller och vi finns till stöd för att förklara innehållet i rapporten. Vi kan aldrig ge subjektiva råd kring specifika personer, men ibland kan vi ge mer information och vi kan alltid förklara rapportinnehållet. Den information vi ger är alltid objektiv, men kom ihåg att det alltid finns en historia bakom informationen som framkommer i en bakgrundskontroll. För att nå den måste dialogen föras direkt med kandidaten. Bara han eller hon kan svara på hur eller varför något skett i deras förflutna, det är inte lönt för oss att spekulera i. Vår roll är inte att bedöma ett beteende. Generellt sett vill jag råda till att, som rekryterare, redan innan bakgrundskontrollen genomförs ge kandidaten chans att berätta om något kommer att dyka upp. Det möjliggör ett ärligt samtal, säger Louise.

Som oftast framkommer inget avvikande vid en bakgrundskontroll.

– Avslutningsvis vill jag poängtera att de allra bästa resultaten är icke-resultaten, när ingenting framkommer. Bakgrundskontrollprocessens resultat är ofta en blank rapport – ett kvitto på att kandidaten har ett cleant förflutet utan ekonomiska problem eller inblandning i brottmål. Att något framkommer i en bakgrundskontroll behöver inte alltid betyda ett strikt nej. Därför är en intern policy viktig – vad har ni överseende med och vad tackar ni nej till?