Hej kandidat!

Här hittar du allt du som kandidat behöver veta om bakgrundskontroller. Du får svar på det mesta om bakgrundskontroller vid rekrytering och anställning.
Har du kommit vidare i en rekryteringsprocess och är på väg att kanske få ett nytt jobb? Grattis! För att komma till och genomföra bakgrundskontrollen så klickar du på länken i sms:et eller mejlet som du fick från oss.

Bakgrundskontroll via ToFindOut

ToFindOut genomför bakgrundskontroller med fokus på integritet och i enlighet med GDPR.

Informationen i våra bakgrundskontroller hämtas från öppna källor så som svenska myndigheter och databaser. Via en researcher hos oss på ToFindOut sammanställer och analyserar vi den information vi får in gällande individen. Det är dock nödvändigtvis inte all information som redovisas i den slutliga rapporten som går till våra kunder. Vi har en generell gallringsgräns på 5 år tillbaka i tiden, för att värna kandidatens integritet och inte redovisa mer information är nödvändigt.

Här är en sammanfattning av vårt tillvägagångssätt som förhoppningsvis kan besvara eventuella frågor inför att du som kandidat ska genomgå en bakgrundskontroll via oss.

Allt du som kandidat behöver veta om bakgrundskontroller

Bakgrundskontrollens innehåll och omfattning

  • Bakgrundsinformation: ToFindOut granskar och verifierar uppgifter som personalia, ekonomisk information och juridiska spörsmål. I de fall en bakgrundskontroll inkluderar CV-verifiering kontrollerar vi även information från kandidatens CV, såsom utbildning och tidigare anställningar .
  • Anpassade kontroller: Varje bakgrundskontroll är unik och utformad efter uppdragets krav. Exakt vad som ska kontrolleras framgår av informationen som du som kandidat får ta del av innan kontrollen påbörjas .
  • Neutrala rapporter: Rapporterna presenterar fakta utan att ge rekommendationer om anställning. Besluten lämnas helt till arbetsgivaren att avgöra, utifrån företagets egna policyer och processer.

Juridisk grund och medgivande

  • Lagar och regler: Kontroller utförs enligt GDPR, Kreditupplysningslagen och Offentlighets- och sekretesslagen. Bakgrundskontroller som en del av rekryteringsprocessen går under den rättsliga grund som kallas intresseavvägning. Detta innebär att arbetsgivaren måste ha ett berättigat intresse av att behandla de berörda personuppgifterna. Att genomföra en bakgrundskontroll inför en rekrytering är ett exempel på just ett berättigat intresse. Även om man i enlighet med intresseavvägning inte behöver ett samtycke från kandidaten att en bakgrundskontroll görs, kräver vår process på ToFindOut ett medgivande från kandidaten innan en bakgrundskontroll påbörjas. Allt för att vi vill att processen ska vara så transparant och integritetsfokuserad som möjligt.

Hantering av pesonuppgifter

  • Integritetsskydd: Personuppgifter raderas inom 14 dagar efter att bakgrundskontrollen är klar. Känsliga uppgifter enligt GDPR, som etnicitet eller sexuell läggning, hanteras aldrig.

  • Tillgång för kandidaten: Kandidaten kan själv logga in på en personlig webbportal för att se och ladda ner sin rapport samt begära rättelse vid behov . Kandidaten kan också när som helst avbryta bakgrundskontrollen.

FAQ för kandidater

Går det att förbereda sig inför en bakgrundskontroll, ingår det att vi kontaktar referenser i en bakgrundskontroll och kan man avböja en bakgrundskontroll? Kandidater som ska genomgå en bakgrundskontroll kan ha en del frågor – därför svarar vi här på de allra vanligaste frågorna om bakgrundskontroller.

Kandidaters vanliga frågor om bakgrundskontroller vid rekrytering och anställning:

Om du har fått ett brev hem om att ToFindOut har genomfört en kreditupplysning på dig är du sannolikt med i en rekryteringsprocess hos en ny, potentiell arbetsgivare. Du ska ha fått information om att alla kandidater i processen kommer att genomgå en bakgrundskontroll.

Bakgrundskontrollen innebär bland annat att vi granskar offentliga uppgifter om din ekonomi, så kallade ekonomiska kontrolluppgifter. Dessa granskar vi exempelvis genom kreditupplysningsbolag.

Vi skickar dig en så kallad omfrågekopia för att upplysa dig om att vi har genomfört en ekonomisk kontroll på dig via kreditupplysningsbolagets databas, vilket vi är förpliktigade att göra enligt lag.

Det är mer effektivt tidsmässigt, men främst för att det ger en objektiv kontroll vilket gynnar dig som individ då det externa företaget som gör detta inte har någon som helst relation till dig som person.

Syftet med ett registerutdrag är att du själv ska få information om de uppgifter som eventuellt finns om dig i belastningsregistret. Det är inte lagstiftarens mening att utdraget ska användas som ett intyg för att visa att du inte är straffad.

En bakgrundskontroll är heller inte samma sak som belastningsregister. Belastningsregistret är Polisens eget register på brottsdomar och denna kan ingen mer än den person som det berör efterfråga information om, det vill säga att det bara är du själv som kan ta ut information om dig själv.

Alla arbetsgivare har olika regler och inställning till eventuella avvikelser som framkommer i bakgrundskontroller. I vissa branscher och roller har arbetsgivaren lagar och direktiv att förhålla sig till. I andra fall har arbetsgivaren policybeslut kring vilka sorters avvikelser som inte godtas.

ToFindOut är en oberoende part som aldrig tar ställning, värderar eller rådger arbetsgivare gällande enskilda fall. Därför bör du som kandidat ställa frågan direkt till din framtida arbetsgivare. Läs även gärna “Vad händer om ni hittar något i bakgrundskontrollen?” nedan.

Innan bakgrundskontrollen påbörjas måste du bekräfta att du har läst och förstått vad processen innebär. I detta steg ger du även ditt godkännande till att bakgrundskontrollen genomförs. Du kan när som helst återkalla ditt godkännande och få en egen kopia av rapporten.

Så säger GDPR

Däremot har arbetsgivaren alltid laglig rätt att utföra bakgrundskontrollen även utan ditt godkännande, i enlighet med GDPR (se “Är bakgrundskontroller okej enligt GDPR?”). I de fall som arbetsgivarens intresse av att behandla personuppgifter väger tyngre än ditt intresse av att skydda dina personuppgifter har arbetsgivaren har en juridisk rättighet att genomföra bakgrundskontrollen även utan ditt godkännande. Det är dock inte ett tillvägagångssätt ToFindOut rekommenderar. Vi är helt säkra på att du och din framtida arbetsgivares nya relation mår bäst av att, från start, definieras av tydlighet och transparens.

Hur hantera detta?

Om du, av olika skäl, inte vill att bakgrundskontrollen genomförs uppmanar vi dig till att ta kontakt med personen som ansvarar för rekryteringsprocessen. Det är dock viktigt att veta att många arbetsgivare idag, med anledning av sin säkerhetspolicy, inte anställer medarbetare som inte har genomgått en bakgrundskontroll.

Efter att du har lämnat ditt godkännande behöver du inte göra något alls, så till vida du inte exempelvis nyligen flyttat och ännu inte adressändrat. ToFindOut inhämtar allmän information om dig som finns registrerad hos olika myndigheter och utbildningsinstitut – ingen prestation krävs från din sida. Vet du med dig att något kommer att framkomma i den slutgiltiga rapporten kan det vara bra att flagga för det till ansvarig rekryterare. Vår långa erfarenhet säger oss att en arbetsgivare ofta vill veta innan. Det gynnar dig, oavsett vad, att förekomma informationen.

I de allra flesta bakgrundskontroller ingår inte en så kallad mediasökning. Dessa genomförs endast i de mer omfattande bakgrundskontroller som oftast används vid rekrytering av roller på vd- och styrelseledamotsnivå.

Om en mediasökning ingår i bakgrundskontrollen som ska genomföras på dig kommer det uttryckligen att framgå i den information som du får ta del av innan du lämnar ditt godkännande.

Vi vill poängtera att ToFindOut överlag avråder alla arbetsgivare från att använda Google och sökningar i sociala medier som en del av rekryteringsprocessen (utanför bakgrundskontrollen). Vår åsikt är att information hämtad från sociala medier eller Google inte alltid går att validera. Dessutom är din integritet mycket viktig. Läs mer här: ”Facebook är inte ett CV – sluta granska jobbkandidaters sociala medier”

All information som samlas in av ToFindOut är offentlig. Det innebär att vi enbart söker efter information som är öppen för allmänheten. Om inga avvikelser hittas i din bakgrundskontroll rapporteras det, likväl som att eventuella avvikelser presenteras i rapporten till arbetsgivaren. ToFindOut lägger aldrig någon värdering i informationen; den anges sakligt och faktabaserat. Beslutet kring huruvida rapportens resultat påverkar din framtida anställning fattas av arbetsgivaren.

I de flesta fall finns inte några allmängiltiga regler

Alla arbetsgivare har olika regler och inställning till avvikelser av olika slag. Det innebär att det inte finns några allmängiltiga regler kring hur din bakgrund kan komma att påverka en framtida anställning, med några få undantag. Vissa branscher och roller står under lagkrav och direktiv som innebär att du som kandidat inte får ha vissa sorters avvikelser.

Om du redan nu vet att något kommer att framkomma i bakgrundskontrollen uppmanar vi dig att ta dialogen direkt med din framtida arbetsgivare. En öppen, rak dialog är en bra start på er relation.

Vi lämnar ut all information så fort hela bakgrundskontrollen är genomförd. All information sammanställs i sin helhet i en rapport och du blir informerad så snart rapporten finns tillgänglig för dig via din inloggningssida.

Om du vet att något kommer att dyka upp i bakgrundskontrollen – oavsett om det handlar om betalningsanmärkningar, felaktiga uppgifter, tidigare brott eller något annat – rekommenderar vi att du själv berättar det för din framtida arbetsgivare.

Genom att “lägga korten på bordet” visar du att du inte har något att dölja, och att du främjar en rak och ärlig dialog om frågan. Du får möjlighet att, med egna ord, förklara och berätta om det som hände och hur du ser på saken.

Förekom resultatet

Känns det obekvämt att berätta? Tänk på detta: Om du förekommer bakgrundskontrollens resultat blir rapporten en bekräftelse på din ärlighet, istället för helt ny information för arbetsgivaren. ToFindOut kan aldrig lova eller påverka huruvida resultatet kommer att ha en inverkan på arbetsgivarens inställning till din framtida, potentiella anställning. Men en sak vet vi – ärlighet lönar sig i princip alltid.

Du har rätt enligt GDPR att få ta del av den information som har samlats in om dig. Efter att rapporten har sammanställts kommer du att få en kopia på den via din inloggningssida hos ToFindOut.

ToFindOut sparar inte informationen längre än 14 dagar efter att rapporten slutförts, därefter raderas samtlig information. Vi uppmanar även alla våra uppdragsgivare att inte spara informationen.

Din integritet och skyddet av dina personuppgifter är av största vikt för oss. Vi skyddar dina uppgifter genom att följa gällande lagstiftning, vilket bland annat innebär att dina personuppgifter inte sparas längre än vad som är nödvändigt. Därför raderas alltid samtliga personuppgifter 14 dagar efter slutförd leverans av bakgrundskontrollen.

Vi behandlar aldrig det som GDPR anser som känsliga uppgifter, så som uppgifter om etniskt ursprung eller sexuell läggning.

För mer information, ta gärna del av vår personuppgiftspolicy.

Om något i rapporten inte stämmer kan du begära rättelse. Hör du av dig till oss angående något som är fel i rapporten dubbelkollar vi informationen och beror felet på en felaktig uppgift i myndighetens system måste du höra av dig till dem för en rättning.

Kontakta oss direkt på info@tofindout.se eller 08-611 10 20 så hjälper vi dig vidare.

Alla personer som har genomgått en bakgrundskontroll via ToFindOut får en inbjudan till att besvara en enkät. Enkäten innehåller frågor om hur du upplevde processen och innefattar allt från hur och när du fick information om kontrollen – till hur du ser på din nya, potentiella arbetsgivare.

Enkäten innebär alltså inte att du ska ta ställning till innehållet i (eller resultatet av) din, specifika bakgrundskontroll utan vad du tyckte om själva processen. Det är helt frivilligt att delta i enkäten och du är givetvis anonym.

Vi på ToFindOut tackar så mycket på förhand för att du är med och svarar! Din upplevelse av bakgrundskontrollen är av yttersta vikt för oss och din framtida arbetsgivare.

I vissa bakgrundskontroller ingår så kallad referentverifiering. Det innebär att ToFindOut kontaktar arbetsgivare för de personer som du har angivit som referenser. I kontakten verifierar vi att personerna är, eller har varit, anställda på företaget eller organisationen och bekräftar att angiven befattning är korrekt. Vi kontaktar aldrig dina referenter direkt.

Om bakgrundskontrollen som ska genomföras på dig innehåller referentverifiering kommer det att framgå tydligt i informationen som du får ta del av inför att bakgrundskontrollen ska påbörjas.

En CV-verifiering innebär att vi kontaktar dina tidigare arbetsgivare och utbildningsinstitut för att säkerställa att de uppgifter som du har lämnat i ditt CV stämmer.

När information om din/-a utbildning/-ar granskas kollar vi inte dina betyg. I somliga fall kräver dock din tjänst en så kallad säkerhetsprövning, som har att göra med att rollen kräver en viss säkerhetsklassificering. Den här sortens granskning går under säkerhetsskyddslagen och kallas för grundutredning. Den kan exempelvis innehålla verifiering av betyg, intyg, referenser och övriga uppgifter. Du som inte söker ett jobb som står under säkerhetsskyddslagen omfattas inte av detta.

Ska framgå i informationen du får

CV-verifiering är inte en del av den vanligaste, mer grundläggande, formen av bakgrundskontroller. Om ditt CV ska granskas kommer det att framgå tydligt i den information du får innan bakgrundskontrollen påbörjas. Samma sak gäller säkerhetsprövning.

Vi värnar om din integritet – om vi måste verifiera din befintliga anställning gör vi det på ett sätt som inte avslöjar att du söker jobb.

Nej, det kan du inte göra. Det blir orimligt att göra en bedömning på sig själv. Vi får ibland denna fråga av individer/kandidater som motiverar detta med att de gärna skulle vilja visa upp att de har en “grön bakgrundskontroll” redan i sin jobbansökan. ToFindOut arbetar dock bara med företag och organisationer som använder bakgrundskontroller som ett beslutsunderlag i en rekryteringsprocess, eller andra affärssammanhang, där bakgrundskontrollen är en del av deras policy- och regelefterlevnadsarbete.

Kontrollera först om mejladressen som arbetsgivaren uppgett vid beställning är korrekt. Detta gör du enklast genom att kontakta arbetsgivaren direkt.

Om den är korrekt och det fortfarande inte funkar så kontakta vår support som hjälper dig att felsöka ärendet.

ToFindOut är medlemmar i BKF (Bakgrundskontrollföretagen) – en branschorganisation för oss som gör rättssäkra och transparenta bakgrundskontroller. Tillsammans har vi tagit fram etiska riktlinjer, god sed och GDPR-praxis, allt för att värna om den seriösa branschen. Vi medlemmar strävar alla efter att jobba för integritet, säkerhet och trygghet för både företag, klienter och individer. Tillsammans kan vi också bekämpa arbetsplatskriminaliteten!

Allt du som kandidat behöver veta om bakgrundskontroller