Rättsdatabaser - en legal gråzon eller en tickande bomb?

Rättsdatabaser - en legal gråzon eller en tickande bomb?

Rättsdatabaser - en legal gråzon eller en tickande bomb?

Marknaden på internet erbjuder många snabba lösningar för en arbetsgivare som vill kolla upp någon om den har varit dömd sedan tidigare. De så kallade rättsdatabaserna kan i första anblicken kännas lockande då de dels är billiga att nyttja och dels lämnar lite spår, det vill säga kandidaten behöver inte känna till att arbetsgivaren har kollat upp hen. Dock uppstår både starka legala risker, för att inte nämna gråzoner, med detta förfarande och en större dold risk är att du inte har fattat rätt beslut i alla fall, trots att du har hittat något i rättsdatabasen.

När man söker på individer i databaser på internet och hen i fråga förekommer i denna, generar databasen en ostrukturerad lista med dokument som kan heta beslut, domar, föreläggande, dagboksblad, en lista med namn och personnummer som inte har med den du söker på att göra men hen kan vara med på densamma, ostrukturerade dokument från diverse myndigheter, exempelvis bolagsverket och Universitets- och högskolerådet med mera. Det är inte ovanligt att en individ kan ha uppemot 40-50 träffar varav mycket förmodligen är dubbletter av samma information men i olika format- och datumhänvisningar. För att förstå vad flertalet av dokumentträffarna handlar om behöver man därefter ta direkt kontakt med domstolen för att begära ut handlingarna. Exempelvis för hen som har varit vittne i domstol kan hittas i rättsdatabasen men man måste läsa själva domen för att utreda hens roll i ett eventuellt brottmålsärende.

Det är inte förbjudet att söka i dessa databaser men för att som arbetsgivare få hantera informationen som hittas i denna måste arbetsgivaren ha samtycke, som i sin tur ska vara korrekt upprättad, samt i övrigt följa Personuppgiftslagen (PuL) och från nästa år EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Intentionen att vilja genomföra en bakgrundskontroll är bra och i många fall nödvändig. Sverige är ett unikt samhälle där myndigheternas information är tillgänglig för allmänheten. Men med detta kommer ett ansvar och en tydlig reglering hur man får handskas med informationen.

Rättsdatabasernas huvudsakliga målgrupp är för journalister som har stöd av Yttrandefrihetsgrundlagen (YGL) och jurister som behöver söka domar för juridisk vägledning i sitt klientarbete. Påfallande stor risk att fatta felaktigt beslut om din kandidat baserat på eventuella träffar i en rättsdatabas är överhängande om du inte lägger ned engagemang och möda på att läsa igenom alla dokument. För om en arbetsgivare bara har denna ”träff” som urvalskriterium är risken att tacka nej till talanger på fel grunder uppenbar. Dessutom behöver man mer i sin bakgrundskontroll för att skaffa sig en faktabaserad helhetsbild, av samma skäl som närmast ovan.

Det säger sig självt att man behöver ha en konsekvent och metodisk rutin, ganska mycket envishet, en legal god insikt om både PuL (och snart GDPR), arbetsrätt, och en okej etisk kompass (vilket inte är detsamma som undertecknads utan referensramen är snarare från ett Employer Branding-perspektiv) för att nyttjandet av rättsdatabaser i en rekryteringsprocess ska vara något som helst effektiv och långsiktig. För även om din bransch har compliance-krav att tillbörlig kontroll av anställdas bakgrund skall göras är det nog inte varken tillsynsmyndighets eller lagstiftarens intention att man får göra det hur som helst.

Som kandidat och eventuellt på väg in i en rekryteringsprocess inom exempelvis bank- och försäkringsbolag, ska du se till att få information om hur den kommande bakgrundskontrollprocessen ser ut. Be också om att få en kopia på den sen genomförda kontrollen - det har du rätt till!

Som seriös arbetsgivare utsätter man sig för en tickande bomb med ett förfarande utan samtycke. Att fatta beslut på underlag som inte kandidaten känner till är mycket tveksamt, både juridiskt och goodwill-mässigt.

Men vad är etiskt okej och vad är GDPR-säker process? Om detta kommer snart ett nytt blogg-inlägg. Vill du inte vänta tar du kontakt med oss så inleder vi en dialog.

Birgitta Edlund, vd på ToFindOut

Det är bättre att veta,

 kontakta oss.