Fem sätt att förbättra dina upphandlingsprocesser

Fem sätt att förbättra dina upphandlingsprocesser

Fem sätt att förbättra dina upphandlingsprocesser

Analysteamet på ToFindOut IDD jobbar med att assistera företag och offentliga organisationer med att förbättra sina upphandlingar and andra affärer genom att utföra kvalificerade motpartskontroller. Nedan är ett antal observerade misstag som i sin tur leder till onödiga kriser och skandaler.

1. Våga ställ krav

Kravställning i offentliga upphandlingar utgör ett tveeggat svärd. Å ena sidan vet nog varenda person som har arbetat med att svara på dem att kravställningarna i offentliga upphandlingar allt som oftast är svåra att begripa, vilket riskerar att bra förslag sållas bort. Samtidigt kan en avsaknad av kravställningar, i synnerhet på sådana väsentliga men tillsynes självklara saker som säkerhetsföreskrifter, leda till stora problem längre fram. Det kan även leda till ekonomiska förluster som i den nyligen avbrutna geriatrik upphandlingen i Stockholms läns landsting, där bristande krav innebar att upphandlingen behövde avbrytas. Vid större upphandlingar så bör man även komma ihåg att kravställningen bör innehålla krav på underleverantörer, inte bara det företag som lägger anbudet. Det ska dock klarläggas att kravställning inte är helt oproblematiskt för offentliga aktörer: LOU innehåller regler om vilka krav som får och inte får ställas.

2. Det är du som har ansvaret

Ett av de krav som regeringen har ställts på offentlig sektor är att motverka social dumpning: alltid en stor risk för den som upphandlar tjänster. Oavsett om man sköter ett företag eller en offentligt styrd organisation så är det ett måste att försäkra sig om att personalen som hyrs in eller arbetar inom ett upphandlat projekt har såväl adekvat kompetens som goda arbetsförhållanden. Att inte göra så är riskfyllt: i dagens medielandskap straffar det sig ofta fort att inte ta vad som ses som ens samhällsansvar. Den offentliga sektorn är särskilt sårbar för detta genom det enkla faktum att dess verksamhet finansieras via skattemedel och att dess aktiviteter inbegriper basala samhällsfunktioner. Ett bra exempel är reparationen av Södertäljebron där anlitandet av en okvalificerad och med näringsförbud belagd entreprenör ledde till förseningar och extra kostnader, i synnerhet när man räknar in att stängningen av bron beräknades kosta ca 2 miljoner kr om dagen.

3. Vet vem du har att göra med

Den mest grundläggande säkerhetsåtgärden är att ta fram grundläggande information om det företag du planerar göra affärer med. Det är sällan som aktörer är helt nya på marknaden; normalt sett så har alla företag lämnat ett spår som effektivt kan följas. Inom bemanningsbranschen uppmärksammade Vårdförbundet hur samma aktör, den norskägda koncernen Orange group kunde vinna kontrakt med ett flertal landsting trots rapporter om avsaknad av kollektivavtal och undermålig kvalitet, både i Sverige och tidigare i Norge, något som en elementär motpartskontroll kunde ha visat. Inom den privata sektor blir det allt vanligare att förutom det rent praktiska anbudsförfarandet även utföra praktiska kontroller av sin motpart, där man väger deras tidigare historia och vilka effekter detta kan ha på den upphandlande organisationen. Om du vet vad det är för ett företag du har att göra med så vet du oftast vilka potentiella risker som kan finnas.

4. Ta reda på vilka som egentligen står bakom

Den tekniska termen som används inom due diligence branschen är Beneficial owners: kort och gott de personer som faktiskt äger ett företag. Att en faktisk person alltid måste stå bakom en juridisk sådan är väl känt: dock är det först nyligen som bolagsverket började kräva denna information. Att kunna identifiera ansvariga personer bakom ett företag är något som exempelvis konkurrensverket har pekat ut som viktigt för att kunna undvika välfärdsbrottslighet. Detta är viktigt även i andra typer av utdelningar: i somras avslöjades det att den statliga innovationsmyndigheten Vinnova under de senaste åren beviljad 2,5 miljoner kr i bidrag till ett företag vars ordförande stod under åtal och senare dömdes för grov ekonomisk brottslighet, detta då institutet enligt egen uppgift inte utför kontroller av privatpersoner.

5. Se till att kravspecifikationen ser till mer än priset

Majoriteten av offentliga upphandlingar bedöms endast efter lägsta pris: detta förenklar för oseriösa aktörer och riskerar leda till försämrad kvalitet. Fysisk säkerhet likaså: inom infrastrukturbranschen menar fackförbundet Seko, tillsammans med branschorganisationen SBSV, att detta fenomen ligger bakom en ökning av olyckor där varannan svensk vägarbetare har varit med om trafikrelaterade olyckor. Att pressa priserna är i sig inte dåligt men när det görs utan en ordentlig kravspecifikation så riskerar det dock att skapa fler problem än man vill lösa.

De risker man står inför med en upphandling är inte enbart ekonomiska: det nästintill större problemet är risken för negativ mediabevakning och förtroendekriser. Kvalitén på förtroende och varumärke i mycket är beroende av såväl att man utför korrekta affärer som vem man utför dem med. ToFindOut arbetar idag med att hjälpa våra kunder med just detta problem. Att syna potentiella samarbetspartners innan man ingår i ett samarbete är en process som blir allt mer väletablerad inom den privata sektorn. Genom att anamma denna typ av due diligence arbete så kan den offentliga sektorn inte bara långsiktigt spara pengar: de kan även säkra förtroendet hos medborgarna.

Johan Wahlström, analytiker ToFindOut Integrity Due Diligence

Det är bättre att veta,

 kontakta oss.